Modèles d’e-mail — vue d’ensemble #

Les menus et les libellés déjà traduits apparaissent ici tels qu’ils s’affichent dans le CMS en français ; les boutons et champs encore en néerlandais dans le CMS sont indiqués en néerlandais avec une traduction entre parenthèses.

Sur la page E-mails (/emails), vous gérez les textes fixes que votre site envoie automatiquement aux parents, aux clients et à vous-même. Sous le titre figure Les e-mails que vos clients reçoivent automatiquement. Il s’agit de modèles, et non des e-mails envoyés eux-mêmes : à chaque événement — une commande qui arrive, une commande qui est expédiée, une carte de connexion envoyée par e-mail —, le système prend le modèle correspondant à cet événement, y insère les données et l’envoie.

Depuis le 25 septembre 2026, cet écran a un tout autre aspect : plus de tableau, mais une liste par thème, avec pour chaque e-mail une explication en mots simples du moment où il est envoyé. L’écran de modification offre désormais la mise en forme, les pièces jointes, un aperçu et un e-mail de test ; voir Modifier un modèle d’e-mail.

Conditions #

• Vous trouvez cette page dans le menu sous CRM → E-mails de la boutique (jusqu’au 8 octobre 2026, c’était l’élément de menu distinct E-mails). L’écran lui-même s’appelle toujours E-mails. L’élément de menu est visible avec un compte entreprise.
• Les modèles sont propres à chaque site. Ce que vous modifiez ici ne vaut que pour le site sur lequel vous travaillez ; un autre site a son propre jeu de modèles. Depuis le 25 septembre 2026, le système le contrôle réellement : si vous essayez d’ouvrir un e-mail d’un autre site, vous lisez « Vous n’êtes pas autorisé à consulter ou modifier les e-mails de ce site. »
• Vous pouvez seulement ouvrir et adapter les modèles existants. Il n’y a pas de bouton pour ajouter ou supprimer un modèle. Si un ancien favori vous mène à une adresse sans e-mail existant, il est écrit Cet e-mail est introuvable. avec le bouton Retour aux e-mails.

À côté du titre E-mails dans la barre d’en-tête se trouve le bouton d’aide qui vous mène à cet article. Le même bouton figure aussi dans l’écran de modification.

Cet écran ne concerne pas le planning #

Il existe un deuxième endroit avec des modèles d’e-mail : CRM → E-mails du planning (jusqu’à fin septembre 2026, il se trouvait sous Planning, et jusqu’au 8 octobre 2026, l’élément de menu s’appelait Mailsjablonen (Modèles d’e-mail) ; l’écran porte toujours ce nom). Les deux font des choses différentes et sont faciles à confondre.

• Cet écran concerne les commandes, les rappels, les téléchargements, les cartes de connexion, la bienvenue et le mot de passe oublié. Un modèle par type, uniquement modifiable.
• CRM → E-mails du planning ne concerne que les e-mails du planning. Vous pouvez y créer, ajouter et supprimer plusieurs variantes par type.

En une phrase : cet écran détermine depuis quelle adresse part un e-mail du planning — via l’e-mail Planning sous Autres e-mails —, et l’écran du planning détermine quels mots il contient.

La façon de régler ces mots est expliquée dans Mailsjablonen voor de planning (néerlandais).

Aspect de la liste #

Les e-mails figurent dans quatre groupes, dans cet ordre : Commandes, Rappels, Connexion et compte et Autres e-mails. Un groupe sans e-mail n’est pas affiché.

Chaque e-mail est un encadré cliquable avec :

• le nom de l’e-mail, par exemple Confirmation de commande — et non plus le nom interne que vous lui aviez donné un jour ;
• parfois un label : Texte fixe (le texte de cet e-mail est fixe ; vous n’adaptez que l’expéditeur et l’objet) ou Avec bonnes affaires en caisse (vos bonnes affaires en caisse figurent en bas de cet e-mail) ;
• une phrase indiquant quand l’e-mail est envoyé ;
• l’Objet et, pour les e-mails avec un texte propre, le début de ce texte ;
• un crayon à droite.

Cliquez n’importe où dans l’encadré pour ouvrir l’e-mail. L’ancienne colonne Type a disparu ; le tableau ci-dessous indique quel nom technique correspond à quel e-mail, afin que vous retrouviez les renvois dans d’autres articles.

En haut se trouve un champ de recherche, Rechercher un e-mail. Il cherche dans le nom de l’e-mail, la phrase indiquant quand il est envoyé, l’objet et votre propre nom pour l’e-mail. S’il ne trouve rien, il est écrit Aucun e-mail trouvé pour cette recherche.

Il n’y a plus de tri ni de pagination : tous les e-mails de votre site figurent sur une seule page. Pendant le chargement, une fine barre défile au-dessus de la liste. Si votre site n’a aucun e-mail, il est écrit Aucun e-mail n’est encore configuré pour cette boutique en ligne. Si le chargement échoue, vous lisez Impossible de charger E-mails : suivi du message du serveur ; actualisez alors la page ou reconnectez-vous.

Quel e-mail est utilisé quand ? #

À chaque événement, le système cherche le modèle de votre site portant le nom technique correspondant. Un nouveau site commence avec quatre e-mails : la confirmation de commande, la confirmation de commande pour paiement sur facture, Commande expédiée et le lien de téléchargement. Les autres n’existent que s’ils ont été créés un jour pour votre site.

| Nom dans la liste | Nom technique | Utilisé pour |

|—|—|—|

| Commandes | | |

| Confirmation de commande | bestelling | La confirmation que le client reçoit dès que sa commande est payée, avec la facture. L’adresse d’expéditeur de cet e-mail est aussi utilisée pour les rappels sans e-mail propre, les codes de réduction, les e-mails de rapport qui vous sont adressés et les newsletters et mailings que vous envoyez vous-même (CRM → Newsletter et mailings). |

| Confirmation de commande (livraison gratuite) | bestelling_verzendkostenloos | La même confirmation, pour une école bénéficiant d’une période sans frais d’envoi. |

| Confirmation de commande (paiement sur facture) | bestelling_factuur | La confirmation en cas de paiement anticipé ou de paiement sur facture. Indiquez ici vos instructions de paiement. |

| Commande expédiée | bestelling_verzonden | Le message indiquant que la commande est en route, avec le suivi de colis s’il existe. |

| Lien de téléchargement | Download | L’e-mail avec le bouton de téléchargement envoyé au client. Attention à la majuscule D. |

| Chèque-cadeau | gift_card | L’e-mail avec le ou les codes envoyé au client qui achète un chèque-cadeau. L’adresse de cet e-mail est aussi celle où arrivent les chèques-cadeaux que vous faites créer vous-même ; voir Kortingscodes en cadeaubonnen (néerlandais). |

| Bon de livraison | paching_slip | Le bon de livraison qui vous est adressé pour chaque commande, à l’adresse indiquée dans cet e-mail. Oui, avec cette faute d’orthographe. |

| Rappels | | |

| Paiement non finalisé | bestelling_herinnering | Le rappel pour une commande non payée. Si cet e-mail n’existe pas, le rappel part avec un texte fixe ; voir plus loin. |

| Panier non finalisé | winkelwagen_herinnering | Le rappel envoyé à un client qui a laissé des photos dans son panier ; voir plus loin. |

| Album bientôt hors ligne | album_verloopt | Le rappel aux clients qu’un album dans lequel ils ont commandé sera bientôt mis hors ligne. N’apparaît qu’après avoir activé et enregistré, sous Paramètres → Paramètres → Album bientôt hors ligne, l’interrupteur Envoyer un e-mail aux clients avant qu’un album soit mis hors ligne. L’adresse BCC ne reçoit une copie que si cela est réglé pour cet interrupteur. Voir Bestel- en foto-instellingen van uw site (néerlandais). |

| Connexion et compte | | |

| Carte de connexion par e-mail | inlogkaartjes | Attention, l’explication de la liste est inexacte ici. Il s’agit du lot de cartes de connexion qui vous est adressé, et l’adresse de cet e-mail est l’adresse de réception — la même que celle où arrivent aussi les codes-barres. Le texte, les pièces jointes et les bonnes affaires en caisse que vous réglez ici ne sont utilisés nulle part. |

| Transférer le code de connexion | inlogdoorsturen | Le transfert des données de connexion vers une deuxième adresse, depuis la boutique. L’adresse de cet e-mail est aussi l’expéditeur de deux e-mails à texte fixe : le lien de connexion qu’un parent demande lui-même via Inlogcode kwijt? (Code de connexion perdu ?), et l’e-mail avec lequel un parent partage les photos avec sa famille. Si aucune adresse n’y figure, celle de la confirmation de commande est utilisée. |

| Bienvenue après inscription | welcome | Le message de bienvenue pour un nouveau compte client. Le texte est fixe. |

| Mot de passe oublié | forgot_password | L’e-mail « mot de passe oublié ». Le texte est fixe ; l’adresse BCC est ignorée. |

| Autres e-mails | | |

| Formulaire de contact | Contact ou contact | L’adresse où arrivent les messages du formulaire de contact de votre boutique. Cette adresse figure aussi en bas de la boutique. Dans cet encadré, le champ s’appelle donc Les messages arrivent à au lieu d’Adresse de l’expéditeur. Depuis fin septembre 2026, c’est aussi votre adresse pour le Service client : vos réponses aux clients partent de cette adresse, et l’e-mail signalant une nouvelle question arrive ici. |

| Planche trombinoscope | koppenkaart | La planche de portraits qui vous est adressée. L’adresse est l’adresse de réception. |

| Téléchargement pour l’école | download_school | Le téléchargement d’un album complet qui vous est adressé — voir Télécharger, dissocier et supprimer un album. L’adresse est l’adresse de réception. |

| Planning | shoot | L’expéditeur de tous les e-mails du planning. Les textes se trouvent dans CRM → E-mails du planning. |

| Réservations | booking | L’expéditeur des e-mails liés à une journée de réservation. L’objet est ignoré : il provient du titre de la journée de réservation. |

L’e-mail qui envoie une seule carte de connexion au parent porte le nom technique inlogkaartje — sans s — et ne figure pas sous Connexion et compte. Le nouvel écran ne connaît pas cet e-mail par son nom : vous le trouvez sous Autres e-mails, sous le nom qu’il porte sur votre site, avec la phrase Un e-mail envoyé par la boutique en ligne. L’objet et le texte de cet e-mail arrivent bien chez le parent, et les variables y fonctionnent ; voir Variabelen in de inlogkaartje-mail (néerlandais). Ne cherchez donc pas Carte de connexion par e-mail si vous voulez adapter le texte destiné aux parents.

L’écran ne reconnaît comme Formulaire de contact que l’e-mail avec un C majuscule. Si votre site a un e-mail dont le nom technique est contact avec un c minuscule, il figure sous Autres e-mails sous son propre nom, avec un éditeur de texte qui n’a aucun effet sur le formulaire de contact.

S’il manque le modèle d’un événement, cet e-mail ne peut pas être envoyé et l’action s’interrompt avec un message indiquant quel modèle manque :

• « Aucune adresse e-mail n’a été trouvée pour vous envoyer les cartes de connexion par e-mail. »
• « Aucune adresse e-mail n’a été trouvée pour vous envoyer la carte de portraits. »
• « Aucune adresse e-mail n’a été trouvée pour vous envoyer le téléchargement de l’école. »

Quelques messages sont en anglais, mais indiquent bien ce qui manque :

• « Order email type bestelling is not set on database for site … » — le modèle de la confirmation de commande.
• « Welcome email is not set on database » — le message de bienvenue.
• « No email found for sending. » — le modèle pour une commande terminée.

Et voici la variante néerlandaise de cette dernière catégorie : « De email voor wachtwoord vergeten staat niet in de database. » (L’e-mail « mot de passe oublié » ne figure pas dans la base de données.)

Exceptions à ce message clair :

• S’il manque le modèle inlogkaartje, l’envoi d’une seule carte de connexion échoue sans explication lisible ; vous voyez seulement que l’action échoue.
• Pour les chèques-cadeaux (gift_card), le message indique par erreur « Aucune adresse e-mail n’a été trouvée pour vous envoyer les cartes de connexion. » C’est alors le modèle des chèques-cadeaux qui manque, et non celui des cartes de connexion.
• S’il manque Download ou paching_slip, il ne se passe rien du tout et vous n’obtenez aucun message : l’e-mail de téléchargement ou le bon de livraison n’est tout simplement pas envoyé.
• Si vous passez une commande sur Terminée sans le modèle bestelling_verzonden, le statut change normalement et l’e-mail n’est pas envoyé, sans rien dire.

Les e-mails de réservation et du planning sont au contraire plus souples : s’il manque le modèle booking ou shoot, le système prend un autre modèle de votre site, et sinon l’expéditeur par défaut de la plateforme. Pour un e-mail du planning, l’objet est alors Votre mission. Ces e-mails partent donc toujours.

Un modèle manquant bloque plus qu’un seul e-mail #

Pour deux types, l’absence de modèle ne fait pas seulement échouer un e-mail, mais bloque toute l’opération :

• bestelling — l’adresse d’expéditeur de ce modèle accompagne l’ordre envoyé au laboratoire. S’il manque le modèle, cet ordre n’est pas envoyé et une commande payée reste sur payée sans que rien ne soit imprimé. Depuis le 5 septembre 2026, cela est proprement bloqué au lieu d’être retenté toutes les heures. La facture et la confirmation de commande partent bien normalement. Voir Consulter et modifier le détail d’une commande.
• contact — c’est l’adresse à laquelle le formulaire de contact de votre boutique envoie les messages. S’il manque le modèle, le visiteur lit « Aucune adresse e-mail de type « contact » n’est configurée pour ce site ; le message a bien été enregistré, mais n’a pas pu être envoyé. » Son message n’est donc pas perdu — il figure normalement dans vos notifications ; seul l’e-mail correspondant n’est pas envoyé. Il en va de même pour inlogdoorsturen, avec lequel un visiteur envoie ses données de connexion à une deuxième adresse. Depuis le 5 septembre 2026, il s’agit d’un message clair au lieu d’une erreur vide. Depuis fin septembre 2026, une question posée via le formulaire de contact arrive en outre dans le Service client, même si ce modèle manque.

S’il vous manque l’un de ces deux modèles, faites-le donc corriger immédiatement.

Vous ne pouvez pas ajouter vous-même un type manquant ici ; contactez dans ce cas Fotoprotools.

La ligne de désinscription en bas des e-mails aux clients #

Depuis le 11 septembre 2026, le système ajoute lui-même une petite ligne sous un certain nombre d’e-mails aux clients :

> Vous recevez cet e-mail parce que vous avez commandé ou consulté des photos chez ce photographe. Vous ne souhaitez plus recevoir la newsletter et les promotions ? Se désinscrire. Vous continuerez à recevoir les e-mails concernant votre commande.

Cette ligne ne figure pas dans votre modèle et vous ne pouvez ni la supprimer ni la modifier. Elle apparaît sous cinq e-mails issus d’un modèle de cet écran : la confirmation de commande, le message indiquant que la commande a été expédiée, l’e-mail avec le lien de téléchargement, l’e-mail avec une carte de connexion pour le parent et le transfert des données de connexion. Elle figure aussi sous l’avis indiquant qu’un album a été publié, qui est un e-mail sans modèle.

Elle n’apparaît pas dans les e-mails qui vous sont adressés — le lot de cartes de connexion, le téléchargement d’un album complet, le bon de livraison — ni dans bienvenue, mot de passe oublié, les e-mails de réservation et ceux du planning.

Deux choses à expliquer si quelqu’un pose la question :

• Se désinscrire n’arrête pas les e-mails de commande. La désinscription concerne les newsletters et les promotions. Tout ce qui se rapporte à une commande en cours — confirmation, facture, lien de téléchargement, avis d’expédition — continue d’être envoyé normalement.
• La ligne n’apparaît qu’avec une véritable adresse e-mail. Si un e-mail part vers un code de connexion ou une adresse qui ne peut pas être lue comme adresse e-mail, la ligne n’apparaît pas.

En même temps, un bouton Se désabonner apparaît désormais à côté de l’expéditeur dans Gmail et Outlook. C’est normal et bon pour la délivrabilité de vos e-mails ; cela ne signifie pas que votre modèle pose problème.

Depuis la même date, un client n’entre dans la liste de la newsletter que s’il coche la case prévue à cet effet lors du paiement. Auparavant, chaque adresse e-mail utilisée pour une commande entrait automatiquement dans cette liste. Quiconque s’est désinscrit un jour n’y revient pas non plus avec une nouvelle commande.

Le rappel pour une commande non payée ne figure pas dans cette liste #

Depuis le 14 septembre 2026, votre site peut envoyer lui-même un e-mail de rappel aux clients dont la commande est restée sur ouverte. Vous l’activez avec l’interrupteur E-mail de rappel pour une commande non payée sous Paramètres → Paramètres → Paiements ; il est désactivé par défaut.

Si vous cherchez cet e-mail dans cette liste, vous ne le trouverez pas, et ce n’est pas une panne :

• Il n’existe pas de modèle pour lui. L’objet et le texte sont fixés dans le système et ne peuvent pas être modifiés ici. Vous ne pouvez pas non plus créer vous-même un modèle — cet écran ne le permet pour aucun type.
• Ce que le système reprend bien de cet écran, ce sont l’adresse d’expéditeur, le nom d’expéditeur et l’adresse BCC de votre modèle bestelling. S’il n’y figure aucune adresse e-mail, aucun rappel n’est envoyé pour l’ensemble de votre site — sans message.
• Sous le rappel figure la même ligne de désinscription que sous les autres e-mails aux clients.
• Le bouton de cet e-mail change de texte sans que vous fassiez quoi que ce soit. Si vous activez aussi, dans la même rubrique Paiements, Le client peut encore régler une commande non payée, le bouton s’appelle Finaliser la commande au lieu de Voir votre commande, et la phrase en dessous promet que le client peut payer depuis cette page. Si ce deuxième interrupteur est désactivé, l’e-mail renvoie le client vers votre adresse de réponse.

Si vous voulez quand même un texte propre, Fotoprotools doit créer pour votre site le type de modèle bestelling_herinnering. Il figure ensuite normalement dans cette liste, et votre propre objet et votre propre texte priment sur le texte par défaut.

Le contenu exact de l’e-mail et les destinataires sont décrits dans Bestel- en foto-instellingen van uw site (néerlandais).

Le rappel pour un panier conservé fonctionne exactement à l’inverse #

Depuis le 17 septembre 2026, votre site peut aussi envoyer un rappel concernant un panier que le client n’a pas réglé. Vous l’activez avec l’interrupteur Envoyer un rappel pour un panier conservé sous Paramètres → Paramètres → Panier.

Ici, ce qui précède ne s’applique pas : pour cet e-mail, il existe bien un type de modèle, à savoir winkelwagen_herinnering. Si ce modèle figure dans votre liste, votre propre objet et votre propre texte priment sur le texte par défaut.

• S’il n’y figure pas, l’adresse d’expéditeur de votre modèle bestelling est utilisée et le texte par défaut est conservé.
• Si votre modèle bestelling n’a pas non plus d’adresse e-mail, aucun rappel de panier n’est envoyé pour l’ensemble de votre site — sans message.
• Sous l’e-mail figure une ligne de désinscription propre, distincte de la désinscription à la newsletter ci-dessus : quiconque s’y désinscrit ne reçoit simplement plus de rappels de panier. Les e-mails de commande et la newsletter n’en dépendent pas.

L’ajout de ce type se fait comme pour tout autre type : Fotoprotools s’en charge pour vous.

Important #

• Les modèles ne sont pas envoyés d’eux-mêmes — ils sont déclenchés par des événements. Si vous modifiez un texte, la modification s’applique à partir du prochain e-mail de ce type.
• Modifiez les modèles avec prudence : une faute de frappe dans l’objet ou le texte arrive directement chez les parents.
• Pour vérifier une modification, utilisez l’e-mail de test de l’écran de modification. Il n’existe que pour les e-mails avec un texte propre ; pour les autres e-mails, vous testez toujours en provoquant vous-même l’événement.

Voir aussi #

• Modifier un modèle d’e-mail — les champs, la mise en forme, les pièces jointes, les bonnes affaires en caisse, l’aperçu et l’e-mail de test.
• Variabelen in de inlogkaartje-mail (néerlandais)
• Consulter et modifier le détail d’une commande