Factures et versements #
Les menus et les libellés déjà traduits apparaissent ici tels qu’ils s’affichent dans le CMS en français ; les boutons et champs encore en néerlandais dans le CMS sont indiqués en néerlandais avec une traduction entre parenthèses.
Sur la page Factures et versements, vous trouvez tout ce qui concerne l’argent entre vous et Fotoprotools : votre compte bancaire et votre numéro de TVA, les décomptes mensuels du laboratoire, les factures de votre abonnement et le mandat de domiciliation. Si une facture d’abonnement reste trop longtemps impayée, c’est aussi la page sur laquelle vous arrivez pour la régler.
Conditions #
- La page est réservée au compte entreprise, le propriétaire du site. Les collaborateurs et les photographes ne voient pas l’élément de menu et ne peuvent pas non plus ouvrir la page.
- Vous la trouvez dans le menu sous E-commerce, sous le nom Factures et versements.
- L’élément de menu est présent par défaut. Vous pouvez le masquer sous Paramètres → Factures et versements avec l’interrupteur Afficher la page « Factures et versements ». S’il est désactivé, l’élément de menu disparaît et la page n’affiche plus de décomptes mensuels ; les liens PDF déjà ouverts ne fonctionnent plus non plus. Les décomptes continuent toutefois d’arriver chaque mois par e-mail, et le versement ou le prélèvement se poursuit normalement. Vos coordonnées bancaires, le mandat et les factures de votre abonnement restent toutefois affichés : si vous arrivez sur la page via l’écran de blocage (voir plus bas), vous pouvez payer normalement.
La page comporte jusqu’à quatre blocs, de haut en bas :
- Compte bancaire et numéro de TVA
- Domiciliation de votre abonnement : uniquement si votre formule le propose
- les décomptes mensuels du laboratoire
- Factures de votre abonnement : uniquement dès qu’il en existe au moins une
Compte bancaire et numéro de TVA #
C’est sur ce numéro de compte que Fotoprotools vire vos versements du laboratoire. Le numéro de TVA figure sur vos factures aux clients et sur le décompte mensuel.
| Champ | Ce que vous indiquez |
|—|—|
| IBAN | Votre numéro de compte, par exemple NL91 ABNA 0417 1643 00. Les espaces sont autorisés. Si le numéro est incorrect, le champ devient rouge avec « Cet IBAN ne semble pas correct. » |
| Titulaire du compte | Le nom du titulaire du compte, tel qu’il figure sur votre extrait bancaire. 70 caractères au maximum. |
| BIC (facultatif) | Uniquement nécessaire pour un compte hors zone euro. |
| Numéro de TVA | Par exemple NL123456789B01. Si vous omettez le code pays, il est complété avec le pays de votre adresse. |
Si vous modifiez l’IBAN ou le titulaire du compte, un champ supplémentaire Mot de passe actuel apparaît. Indiquez-y le mot de passe avec lequel vous vous connectez. Modifier uniquement le numéro de TVA ou le BIC est possible sans mot de passe.
Cliquez sur Enregistrer. Le bouton est grisé tant que l’IBAN est incorrect, et brièvement pendant l’enregistrement.
Le contrôle de TVA (VIES) #
À l’enregistrement, le numéro de TVA est vérifié dans VIES, la base de données TVA de l’UE. Sous le champ apparaît ensuite le résultat, avec le nom renvoyé par VIES (si le pays le communique) et l’heure du contrôle :
- Vérifié dans VIES : valide
- Introuvable dans VIES. Vérifiez le numéro.
- VIES n’était pas joignable. Le numéro a bien été enregistré ; réessayez la vérification plus tard.
- Pas encore vérifié dans VIES.
Un numéro inconnu de VIES est enregistré lui aussi. Avec le bouton Vérifier à nouveau, vous interrogez VIES une nouvelle fois sans rien modifier.
Messages après l’enregistrement #
| Message | Ce qui se passe |
|—|—|
| Vos coordonnées bancaires et votre numéro de TVA ont été enregistrés. | Réussi. |
| Cet IBAN n’est pas correct. Vérifiez le numéro. | Le numéro de compte a été refusé. |
| Indiquez le titulaire du compte. | Le titulaire est vide. |
| Le nom du titulaire peut comporter au maximum 70 caractères. | Trop long. |
| Ce BIC n’est pas correct (8 ou 11 caractères, p. ex. ABNANL2A). | BIC erroné. |
| Ce numéro de TVA n’a pas le bon format, p. ex. NL123456789B01. | Le numéro ne peut pas exister. |
| Saisissez votre mot de passe actuel pour modifier votre numéro de compte ou le titulaire. | Le mot de passe manque ou est incorrect. |
| Il n’y a pas de numéro de TVA à vérifier. | Vous avez cliqué sur Vérifier à nouveau sans numéro de TVA enregistré. |
| Vos données ont entre-temps été modifiées ailleurs. Consultez-les et enregistrez à nouveau. | Quelqu’un d’autre a enregistré quelque chose en même temps. L’écran affiche maintenant les données les plus récentes. |
| L’enregistrement a échoué. Veuillez réessayer plus tard. | Une panne. |
Attention : si vous modifiez ici votre numéro de compte alors que vous avez donné un mandat de domiciliation, la domiciliation s’arrête jusqu’à ce que vous donniez un nouveau mandat (voir ci-dessous).
Domiciliation de votre abonnement #
Ce bloc n’apparaît que si la domiciliation fait partie de votre formule ; c’est Fotoprotools qui le règle pour votre formule. Avec un mandat, Fotoprotools prélève automatiquement la facture mensuelle de votre abonnement sur le numéro de compte ci-dessus, quelques jours après l’envoi de la facture. Cela passe par PAY. (Pay.nl). Vous pouvez faire annuler un prélèvement par votre banque dans un délai de 8 semaines.
Le mandat ne vaut que pour votre abonnement, et non pour le décompte mensuel du laboratoire.
Donner un mandat, étape par étape #
- Indiquez d’abord ci-dessus votre IBAN et le Titulaire du compte, puis enregistrez-les. Tant qu’ils manquent, il est seulement écrit ici « Indiquez d’abord votre numéro de compte et le titulaire ci-dessus ; vous pourrez ensuite donner un mandat ici. »
- Lisez le texte du mandat à côté de la case à cocher. Il mentionne le numéro de compte et le titulaire qui seront utilisés.
- Cochez la case.
- Indiquez sous Mot de passe actuel le mot de passe avec lequel vous vous connectez.
- Cliquez sur Donner un mandat. Le bouton est grisé tant que la case n’est pas cochée ou que le champ du mot de passe est vide.
Vous recevez le message « Mandat enregistré. » et le bloc affiche ensuite Mandat actif depuis le … avec (une partie du) numéro de compte et le titulaire.
Révoquer #
Cliquez sur Révoquer le mandat. Vous recevez « Mandat révoqué. » Un prélèvement déjà soumis à la banque sera tout de même exécuté.
Nouveau numéro de compte #
Si votre compte indique désormais un autre numéro que celui pour lequel vous avez donné le mandat, vous voyez en rouge qu’aucun prélèvement ne sera effectué tant que vous ne donnez pas un nouveau mandat. Refaites alors les étapes ci-dessus.
Messages d’erreur #
- La domiciliation n’est pas disponible pour votre abonnement.
- Indiquez d’abord un IBAN valide sous Coordonnées bancaires.
- Indiquez d’abord le titulaire du compte sous Coordonnées bancaires.
- Cochez la case pour accepter le mandat.
- Le mot de passe est incorrect.
Les décomptes mensuels du laboratoire #
Chaque mois, Fotoprotools établit un décompte des commandes imprimées via le laboratoire et l’envoie à l’adresse e-mail des commandes. Cette page reprend les mêmes décomptes, le plus récent en haut.
| Colonne | Signification |
|—|—|
| Mois | Le mois du décompte, par exemple août 2026. |
| N° de facture | |
| Type | Versement à vous : Fotoprotools vous vire le montant. À payer à Fotoprotools : c’est vous qui payez. |
| Chiffre d’affaires | Le chiffre d’affaires de ce mois. |
| Facture TVAC | |
| Montant | Le montant versé ou que vous devez payer. |
| Statut | Voir ci-dessous. |
| Envoyé le | Date d’envoi du décompte par e-mail. |
Statuts possibles :
- Pas encore versé : le versement ne figure encore dans aucune série de paiements.
- Dans le versement du … : le montant fait partie du versement de cette date.
- Versé le … : Fotoprotools a confirmé le virement.
- En attente : vous devez encore payer.
- Prélèvement soumis (…) : le montant sera prélevé à cette date. Cela ne se produit que si vous avez donné un mandat à cet effet.
Avec Ouvrir le PDF, vous ouvrez le décompte dans un nouvel onglet. Ce bouton fonctionne pendant une heure ; actualisez ensuite la page. S’il est écrit pas de PDF, le fichier n’est pas disponible.
S’il n’y a pas encore de décompte, vous voyez « Il n’y a pas encore de décompte mensuel pour votre site. » Ils apparaissent après le premier mois au cours duquel des commandes ont été imprimées via le laboratoire de Fotoprotools.
Si vous voyez « Les factures ne sont pas disponibles pour le moment. », l’interrupteur dans Paramètres est désactivé (voir Conditions) ou il y a une panne. Réessayez alors plus tard.
Factures de votre abonnement #
Ce bloc apparaît dès qu’il existe une facture pour votre abonnement. Le premier de chaque mois, Fotoprotools envoie la facture de votre abonnement pour ce mois à l’adresse e-mail de votre compte. Si vous avez prolongé un album, cette prolongation figure sur une ligne distincte de la facture suivante.
| Colonne | Signification |
|—|—|
| Mois | |
| N° de facture | |
| Description | |
| HTVA / TVAC | Le montant hors TVA et TVA comprise. |
| Statut | En attente, à payer avant le … ou Payé le … |
| Envoyé le | |
Au bout de chaque ligne figure Ouvrir le PDF (ou pas de PDF), comme pour les décomptes mensuels : la facture s’ouvre dans un nouvel onglet et le bouton fonctionne pendant une heure ; actualisez ensuite la page. Pour une facture impayée, vous y trouvez aussi Payer (voir ci-dessous).
Sous le statut d’une facture impayée peut figurer une ligne supplémentaire :
- Sera prélevé le … ou Prélèvement soumis : la domiciliation est en cours ; vous n’avez rien à faire.
- Prélèvement échoué, veuillez effectuer un virement
- Rappel envoyé ou 2 rappels envoyés
Payer #
Vous réglez une facture d’abonnement de l’une de ces trois manières :
- Virement avec mention du numéro de facture.
- Domiciliation, si vous avez donné un mandat.
- iDEAL, avec le bouton Payer à côté d’une facture impayée. Ce bouton manque si la facture est déjà payée ou si un prélèvement est déjà en cours.
Après un paiement iDEAL, vous arrivez sur une page affichant l’un de ces messages :
- Merci, la facture est payée. Si votre CMS était bloqué, vous pouvez à nouveau vous connecter et poursuivre votre travail.
- Votre paiement n’est pas encore confirmé. Cela peut prendre quelques minutes ; vous ne recevrez pas de nouveau rappel une fois qu’il sera arrivé.
- Le paiement a échoué ou a été annulé.
Si le paiement ne peut pas démarrer, vous voyez l’un de ces messages : Cette facture a déjà été payée., Cette facture est déjà prélevée automatiquement … Vous n’avez rien à faire., Le paiement en ligne n’est pas possible pour le moment. … ou Le paiement n’a pas pu être lancé. …
Le statut passe à Payé dès que Fotoprotools a traité votre paiement ; avec iDEAL, c’est immédiat.
Si une facture d’abonnement n’est pas payée #
Sans mandat, vous recevez un rappel si la facture est toujours impayée après l’échéance. Par défaut, le premier rappel arrive une semaine après l’échéance et le second deux semaines plus tard.
Pour certaines formules, le CMS est ensuite bloqué ; c’est Fotoprotools qui règle si cela s’applique à votre formule. Le dernier rappel mentionne la date du blocage. Par défaut, c’est deux semaines après ce rappel.
Si votre CMS est bloqué, vous voyez sur chaque page l’écran Votre CMS est bloqué, avec :
- la date depuis laquelle le blocage s’applique ;
- pour chaque facture impayée, le numéro de facture, le mois, le montant et un bouton Payer avec iDEAL ;
- le bouton Vers Factures et versements.
Pendant le blocage, seule cette page fonctionne encore. Vous pouvez y modifier vos coordonnées bancaires et donner ou révoquer un mandat. Toutes les autres modifications sont refusées avec le message « Votre accès au CMS est bloqué parce qu’une facture de votre abonnement n’a pas été payée. Payez la facture sous Factures et versements ; vous pourrez ensuite reprendre immédiatement. »
Votre boutique en ligne reste en ligne normalement. Vos clients ne remarquent rien du blocage.
Si vous payez avec iDEAL, le blocage est levé immédiatement. Avec un virement, il l’est dès que Fotoprotools a traité votre paiement.
Le blocage ne s’applique qu’au compte entreprise. Les collaborateurs ne sont pas bloqués.
Voir aussi #
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