Jours de réservation — journées photo ponctuelles sur votre propre boutique #

Les menus et les libellés déjà traduits apparaissent ici tels qu’ils s’affichent dans le CMS en français ; les boutons et champs encore en néerlandais dans le CMS sont indiqués en néerlandais avec une traduction entre parenthèses.

Avec Jours de réservation, vous ouvrez des journées ponctuelles pendant lesquelles les clients réservent eux-mêmes un créneau — par exemple une journée frères et sœurs, une séance du Nouvel An ou une journée de rattrapage. Vous fixez la date, l’heure de début et de fin, la durée d’une séance et le nombre de réservations par créneau. Le système en tire lui-même un planning et suit les créneaux encore libres. Pour chaque journée, vous pouvez en outre faire envoyer un e-mail de rappel, activer une liste d’attente pour le cas où la journée est complète, et réserver la journée aux parents d’une seule école.

Conditions #

• Vous trouvez Jours de réservation dans le menu, sous l’intitulé de vos propres données. L’élément de menu est réservé au compte entreprise. Depuis le 26 septembre 2026, les collaborateurs et les photographes employés par votre entreprise ne le voient plus et ne peuvent pas non plus ouvrir la page.
• Vous ne voyez pas Jours de réservation ? Depuis le 9 octobre 2026, l’élément de menu figure pour chaque compte entreprise disposant de sa propre boutique en ligne ; il ne manque que sans boutique. Jusqu’à cette date, il n’apparaissait que si votre compte figurait sur la liste des photographes de Fotoprotools — sinon, vous ne pouviez ouvrir la page que via l’adresse web.
• Les jours de réservation appartiennent au site, pas à la personne qui les crée. Sans boutique en ligne propre (une inscription comme photographe indépendant), vous ne pouvez pas enregistrer de jours de réservation : il n’y a alors pas de site auquel les rattacher.
• La page de réservation de votre boutique doit être activée : Paramètres → Réservations → Activer les réservations via ma boutique en ligne. Si cet interrupteur est désactivé, /boeken n’existe pas et un visiteur arrive sur votre page habituelle « page introuvable ».

Après l’activation : créer vous-même un élément de menu #

Aucun élément de menu n’apparaît automatiquement sur votre site. Votre menu est construit à partir de vos propres pages : créez donc sous Pages une page avec l’adresse boeken et placez-la sous le Menu principal. La page de réservation reprend cette adresse. Depuis le 18 octobre 2026, elle affiche aussi le texte que vous mettez sur cette page, au-dessus des journées de réservation ; le Texte d’introduction de la page de réservation de Paramètres → Réservations n’est alors plus utilisé. Le titre de navigateur et la description de cette page s’appliquent alors aussi à la page de réservation. Si vous laissez le texte vide, le texte d’introduction reste affiché. Voir Pagina’s — overzicht en beheer (néerlandais).

Depuis le 18 septembre 2026, le texte d’aide de l’interrupteur le dit aussi lui-même. Si vous désactivez plus tard l’interrupteur, /boeken n’est plus accessible, mais l’élément de menu que vous avez créé reste en place jusqu’à ce que vous le supprimiez.

L’activation est immédiate. Jusqu’au 18 septembre 2026, il pouvait falloir jusqu’à trois jours pour que votre site prenne en compte le nouveau réglage, et vous deviez accélérer les choses en enregistrant quelque chose sous Paramètres → Design. C’est corrigé : enregistrer dans les Paramètres actualise maintenant lui-même les données enregistrées de votre site. Si /boeken ne fonctionne toujours pas ensuite, signalez-le à Fotoprotools.

La vue d’ensemble #

L’écran affiche les journées de votre site, la date la plus récente en haut, avec par ligne :

• Date — écrite en toutes lettres, par exemple za 11 oktober 2026.
• Titre — cliquable ; ouvre l’aperçu de la journée. En dessous figurent le lieu (si vous l’avez indiqué), l’adresse de la page de réservation (/boeken/<nom-de-la-journée>) et, pour une journée réservée à une école, Uniquement suivi du nom de cette école.
• Horaires — l’heure de début et de fin de la journée.
• Séance — la durée d’une séance, suivie en gris du temps de transition s’il est supérieur à 0.
• Par créneau — le nombre de réservations simultanées autorisées sur un créneau.
• Réservé — le nombre de places réservées par rapport au nombre total de places de la journée. Si des parents attendent sur la liste d’attente, il est écrit en dessous par exemple 3 en liste d’attente.
• Statut — Brouillon, Publié ou Fermé. Si un petit cadenas figure à côté, la journée n’est réservable qu’après connexion (Réservable uniquement après connexion avec un code de connexion).
• Actions — l’icône de liste (aperçu de la journée), le crayon (modifier) et la corbeille rouge.

S’il n’y a encore aucune journée, il est écrit « Pas encore de journées de réservation. Créez-en une, par exemple une journée frères et sœurs, et publiez-la pour l’afficher sur votre boutique en ligne. »

Il n’y a ni champ de recherche ni pagination : la vue d’ensemble charge les 50 journées les plus récentes.

Créer un jour de réservation #

Cliquez en haut à droite sur Ajouter une journée de réservation. Vous obtenez le formulaire Nouvelle journée de réservation : en haut le titre, la description et le lieu, en dessous les blocs Jour et horaires, Prix et paiement, Qui peut réserver et Rappel et liste d’attente, et tout en bas le statut et la période d’inscription.

Titre, description et lieu #

• Titre — par exemple Journée frères et sœurs octobre. Le système en tire l’adresse web de la journée : /boeken/journee-freres-et-soeurs-octobre. Si cette adresse existe déjà sur votre site, -2 est ajouté.
• Description — figure sur la page de réservation et dans l’e-mail de confirmation au client.
• Lieu — par exemple Studio Namur, Rue de la Gare 4. Apparaît sous le titre dans la vue d’ensemble.

L’adresse web reste inchangée si vous modifiez ensuite le titre. C’est voulu : l’adresse figure dans des e-mails que vous avez déjà envoyés.

Jour et horaires #

• Date, De et À — la plage pendant laquelle vous photographiez.
• Durée de la séance (min) — au moins 1 minute ; réglable à la minute près depuis le 14 octobre 2026 (auparavant par paliers de 5).
• Temps de transition (min) — pause entre deux séances, également réglable à la minute près. Avec des séances de 15 minutes et 5 minutes de transition, les créneaux commencent à 09:00, 09:20, 09:40, etc.
• Réservations par créneau — 1 signifie qu’il n’y a jamais deux familles en même temps.
• Pauses ce jour-là — avec Ajouter une pause, vous ajoutez une pause de midi. Tout créneau qui chevauche cette pause sort du planning.

Le dernier créneau tient toujours entièrement avant l’heure de fin : une séance qui dépasserait l’heure de fin n’est pas ajoutée.

Prix et paiement #

• Prix de la séance (€) — peut rester vide ; un tiret figure alors dans la vue d’ensemble.
• Acompte (€) — vide ou 0 signifie pas d’acompte. Si vous indiquez un montant, le client doit le payer immédiatement lors de la réservation ; sa place n’est garantie qu’une fois le paiement effectué.

Qui peut réserver #

• L’interrupteur indique « Toute personne qui visite la page » ou, si vous l’activez, « Uniquement les visiteurs connectés sur ce site ». Activé signifie : le visiteur doit être connecté avec un code de connexion ou un compte de votre site. Tous vos clients peuvent alors réserver ; vous voulez réserver la journée à une seule école ? Choisissez-la dans le champ ci-dessous.
• Uniquement pour cette école — n’apparaît que si votre site a des albums. Vous choisissez parmi les albums principaux (écoles) de votre site, ou laissez Toutes les écoles. Si vous choisissez une école, seuls les parents disposant d’un code de connexion de cette école voient et réservent la journée ; voir Une journée pour une seule école ci-dessous. La connexion est alors toujours nécessaire : l’interrupteur au-dessus passe sur activé et reste grisé tant qu’une école est choisie.

Rappel et liste d’attente #

• E-mail de rappel — Pas de rappel, 24 heures à l’avance, 48 heures à l’avance ou 72 heures à l’avance. Voir L’e-mail de rappel ci-dessous.
• Liste d’attente lorsque la journée est complète — activé : si toute la journée est complète, les parents peuvent s’inscrire sur une liste d’attente dans la boutique. Voir La liste d’attente ci-dessous.

Statut et inscription #

En bas du formulaire, sans titre propre :

• Statut — seule une journée Publié figure sur la boutique. Brouillon est votre version de travail, Fermé retire la journée du site sans supprimer les réservations.
• Max. de réservations par adresse e-mail — 1 par défaut.
• Inscriptions à partir du et Inscriptions jusqu’au — la période pendant laquelle il est possible de réserver. Si vous les laissez vides, il est possible de réserver tant que la journée est publiée et que la date n’est pas passée.
• Notifications à — l’adresse qui reçoit un e-mail à chaque nouvelle réservation et à chaque annulation. Si vous la laissez vide, la notification est envoyée à votre propre adresse e-mail.

Cliquez sur Enregistrer. Le message en bas indique « Journée de réservation créée. » ou « Journée de réservation mise à jour. » Pendant l’enregistrement, vous ne pouvez pas fermer la fenêtre.

Pourquoi votre modification est refusée #

Le formulaire vérifie d’abord lui-même. Depuis le 24 septembre 2026, chaque message apparaît en rouge sous le champ concerné, tous en même temps, et le curseur saute au premier champ incorrect ; la fenêtre reste ouverte. Dès que vous modifiez quelque chose dans un tel champ, le message y disparaît. Les messages :

| Message | Ce qui se passe |

|—|—|

| « Donnez un titre à la journée, par exemple « Journée frères et sœurs octobre ». » | Le champ Titel est vide. |

| « Choisissez une date. » | Le champ Datum est vide. |

| « L’heure de fin doit être postérieure à l’heure de début. » | Tot est antérieur ou égal à Van. |

| « Une séance dure au moins 1 minute. » | Durée de la séance est à 0 ou vide. |

| « Au moins une réservation par créneau doit être possible. » | Réservations par créneau vaut 0. |

| « L’acompte ne peut pas être supérieur au prix. » | L’acompte est supérieur au prix de la séance. |

Le serveur vérifie ensuite une seconde fois. S’il refuse, la fenêtre reste ouverte et il est écrit en rouge en bas L’enregistrement a échoué : suivi de la raison, par exemple :

• « Une pause doit avoir une heure de début et une heure de fin valides. »
• « La période d’inscription se ferme avant de s’ouvrir. »
• « Ce jour compte déjà X réservation(s) ; la date, les horaires, la durée des séances et les pauses sont donc figés. Annulez ou déplacez d’abord les réservations, ou créez un nouveau jour de réservation. »
• « Un créneau compte déjà X réservations ; la capacité ne peut donc pas être inférieure à X. »
• « Cette école n’appartient pas à votre site. » — l’école choisie n’est (plus) un album principal de votre site.

Pourquoi la date et les horaires sont grisés #

Dès qu’une réservation existe pour la journée, Date, De, À, Durée de la séance, Temps de transition et les pauses sont grisés. En haut du bloc figure alors l’explication : décaler le planning ferait soudain tomber un rendez-vous de 09:15 en dehors de tout créneau, après quoi il disparaîtrait de l’aperçu de la journée et sa place redeviendrait libre. Vous pouvez encore modifier Boekingen per tijdstip, le prix et les réglages du bas.

Vous voulez malgré tout décaler ? Annulez ou déplacez d’abord les réservations, ou créez une nouvelle journée et mettez l’ancienne sur Fermé.

L’aperçu de la journée #

Cliquez sur le titre ou sur l’icône de liste. En haut figure un bloc avec le statut, la durée des séances, la capacité par créneau, le nombre de places réservées, le nombre de créneaux encore libres, le prix (suivi de l’acompte), l’adresse de la page de réservation, l’école (uniquement pour une journée réservée à une école) et l’E-mail de rappel. S’il y a une description, elle figure en dessous.

En dessous se trouve le planning avec, par créneau : l’heure, l’occupation (réservé / capacité) et qui est inscrit. Pour chaque réservation, vous voyez le nom, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone, le nombre de personnes s’il y en a plus d’une, les enfants indiqués et la remarque du client. Si la réservation n’est pas encore Confirmée, elle reçoit un label — En attente, Terminée, Annulée ou Non présenté. Si l’acompte n’est pas encore arrivé, Acompte en attente est indiqué. Ouvrir vous mène à la réservation elle-même.

Les réservations annulées et les absences n’y figurent pas ; leur place est de nouveau libre.

Le bouton Imprimer en haut à droite imprime cet aperçu — pratique comme feuille de route pour la journée même.

Si la liste d’attente est activée, ou si des parents y figurent encore, le bloc Liste d’attente suit sous le planning ; voir La liste d’attente ci-dessous.

Si vous voyez « Ces paramètres ne génèrent aucun créneau. Vérifiez l’heure de début et de fin, la durée des séances et les pauses. », aucune séance ne tient dans la journée avec la combinaison saisie. Le plus souvent, la séance est plus longue que la plage, ou les pauses couvrent toute la journée.

L’e-mail de rappel #

Si vous choisissez un délai pour E-mail de rappel, chaque client ayant une réservation confirmée reçoit encore un e-mail ce délai avant son rendez-vous : un rappel avec les détails du rendez-vous et le bouton Voir ou annuler mon rendez-vous.

• Le système vérifie tous les quarts d’heure si des rappels sont prêts. L’e-mail part donc au moment choisi ou peu après, au plus tard un quart d’heure plus tard.
• Chaque réservation reçoit le rappel une seule fois. Si l’envoi échoue, il n’est pas réessayé.
• Celui qui ne réserve que dans le délai ne reçoit pas de rappel ; il vient de recevoir l’e-mail de confirmation.
• Une réservation dont l’acompte est encore en attente n’est pas encore confirmée et ne reçoit de rappel qu’une fois le paiement effectué.
• Si vous activez le rappel alors que des réservations existent déjà, celles-ci reçoivent aussi le rappel, à condition d’avoir été faites avant le moment du rappel. Si ce moment est déjà passé, l’e-mail part lors de la tournée suivante.
• Le rappel n’est envoyé qu’au client, pas à vous.

La liste d’attente #

Avec Liste d’attente lorsque la journée est complète activé, le client voit autre chose dans la boutique dès qu’il ne reste plus aucune place libre sur toute la journée :

• Dans la vue d’ensemble sur /boeken, cette journée affiche le bouton Zet me op de wachtlijst (M’inscrire sur la liste d’attente) au lieu du bouton gris Volgeboekt (Complet).
• Sur la page de la journée, sous les créneaux, figure le formulaire Op de wachtlijst (Sur la liste d’attente), avec Naam (Nom) et E-mailadres (Adresse e-mail) (obligatoires), Telefoonnummer (Numéro de téléphone) et Kinderen (Enfants). Après Zet me op de wachtlijst, le client voit « Vous êtes sur la liste d’attente. Si une place se libère, vous recevrez un e-mail. » et reçoit un e-mail de confirmation.

Le client est refusé s’il existe déjà une réservation pour cette journée à cette adresse e-mail (« Er staat al een boeking op dit e-mailadres voor deze dag. » — Une réservation existe déjà à cette adresse e-mail pour cette journée.) ou si 200 personnes figurent déjà sur la liste (« De wachtlijst voor deze dag is vol. » — La liste d’attente de cette journée est complète.). S’il y figure déjà, il reçoit « Vous étiez déjà sur la liste d’attente pour ce jour. »

Vous ne recevez vous-même pas d’e-mail quand quelqu’un s’inscrit ; vous le voyez dans la vue d’ensemble et dans l’aperçu de la journée.

Quand une personne en attente est-elle prévenue ? #

Dès qu’une réservation libère une place — le client annule via son lien, un acompte impayé expire, ou vous mettez vous-même la réservation sur Annulée ou Non présenté —, *la première personne encore au statut En attente (celle qui s’est inscrite en premier) reçoit un e-mail indiquant qu’une place s’est libérée, avec le bouton Choisir un horaire maintenant*. Un e-mail est envoyé par place libérée.

• Cela ne se produit que si la liste d’attente est activée et que la journée est encore réservable : publiée, dans la période d’inscription et date non passée. Une place libérée sur un créneau déjà passé aujourd’hui ne compte pas.
• La place n’est pas réservée. Le premier qui réserve l’obtient — y compris quelqu’un qui n’était pas sur la liste d’attente.
• Un parent prévenu reste sur la liste (statut E-mail envoyé) jusqu’à ce qu’il réserve ou se désinscrive, mais ne reçoit pas automatiquement un nouvel e-mail lors d’une place libre suivante ; celui-ci va à la personne suivante encore en attente.
• Si quelqu’un de la liste réserve avec la même adresse e-mail, il passe automatiquement à A réservé.
• Chaque e-mail de liste d’attente comporte en bas le lien Me retirer de la liste d’attente. Le client passe alors à Désinscrit.
• Si vous augmentez la capacité, aucun e-mail automatique n’est envoyé. Envoyez-le alors vous-même depuis l’aperçu de la journée.

La liste d’attente dans l’aperçu de la journée #

Sous le planning se trouve le bloc Liste d’attente, avec d’abord les personnes encore en attente (inscription la plus ancienne en haut), puis les autres. Pour chaque ligne, vous voyez le nom, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone, le nombre de personnes s’il y en a plus d’une, les enfants et le statut : En attente, E-mail envoyé, A réservé ou Désinscrit.

Pour En attente et E-mail envoyé, deux boutons sont disponibles :

• E-mail : une place est libre — envoie immédiatement à ce parent l’e-mail indiquant qu’une place est libre et le passe à E-mail envoyé. Vous pouvez aussi le renvoyer. Le bouton ne vérifie pas s’il y a vraiment de la place ; utilisez-le donc après avoir libéré une place. En bas apparaît « Le parent a reçu un e-mail l’informant qu’une place s’est libérée. »
• Supprimer — retire immédiatement le parent de la liste, sans demande de confirmation et sans e-mail au parent. Il reste visible avec le statut Désinscrit. En bas apparaît « Retiré de la liste d’attente. »

Placer directement quelqu’un sur un créneau n’est pas possible depuis la liste d’attente. Le parent réserve toujours lui-même via la boutique.

Si vous désactivez la liste d’attente, le formulaire disparaît de la boutique et plus aucun e-mail automatique n’est envoyé ; les personnes déjà inscrites restent visibles dans l’aperçu de la journée, et les boutons fonctionnent toujours.

Une journée pour une seule école #

Si vous choisissez une école pour Uniquement pour cette école, la boutique se présente ainsi :

• Non connecté — la journée figure normalement dans la vue d’ensemble, avec « Alleen voor één school: log in met de inlogcode van je kind. » (Uniquement pour une école : connectez-vous avec le code de connexion de votre enfant.) Sur la page de la journée figure « Deze dag is alleen voor ouders van één school. Log in met de inlogcode van je kind om een tijdstip te kiezen. » (Cette journée est réservée aux parents d’une seule école. Connectez-vous avec le code de connexion de votre enfant pour choisir un créneau.) avec le lien Naar het inlogscherm (Vers l’écran de connexion). Les créneaux ne sont alors pas visibles.
• Connecté avec un code de connexion de cette école — le client voit Alleen voor (Uniquement pour) suivi du nom de l’école, et peut réserver. Un code de connexion compte comme code de l’école si des photos de ce code se trouvent dans l’album de l’école, y compris dans une classe ou un autre album sous-jacent.
• Connecté avec un code de connexion d’une autre école — la journée ne figure pas dans la vue d’ensemble. Si le client ouvre quand même le lien, il voit « Cette journée de réservation n’existe pas (ou plus). »

Supprimer une journée #

La corbeille demande d’abord une confirmation : « Voulez-vous vraiment supprimer « … » ? S’il y a déjà des réservations, mettez plutôt la journée sur « fermé ». »

Si la journée compte ne serait-ce qu’une réservation — même annulée —, la suppression n’a pas lieu et le message suivant apparaît en bas : « Ce jour compte encore X réservation(s). Mettez le jour sur « fermé » au lieu de le supprimer. » C’est voulu : une réservation annulée contient toujours le nom, l’adresse et éventuellement un historique de paiement.

Ce qui se passe en coulisses #

• Les créneaux ne sont pas enregistrés, mais calculés. Le planning découle de l’heure de début, de l’heure de fin, de la durée des séances, du temps de transition et des pauses ; l’occupation découle des réservations. C’est pourquoi la vue d’ensemble est immédiatement correcte quand vous modifiez quelque chose.
• Lors de la réservation, le serveur recompte. Deux parents qui choisissent le même créneau au même moment ne peuvent pas se doubler ; le second reçoit « Cet horaire vient d’être pris. Choisissez un autre horaire. »
• Un client reçoit un e-mail de confirmation avec les détails de la journée et un lien d’annulation. Vous recevez une notification à l’adresse de Notifications à, ainsi qu’un message quand un client annule lui-même. Si la liste d’attente est activée, la première personne en attente reçoit aussi un e-mail lors d’une annulation.
• Un acompte impayé ne bloque pas une place indéfiniment. Tous les quarts d’heure, le système examine les réservations qui attendent un paiement depuis plus d’une heure. Si l’argent est finalement arrivé, la réservation est confirmée ; si le paiement a échoué, la place redevient libre. Si le prestataire de paiement est momentanément injoignable, la place reste réservée — mieux vaut une place bloquée trop longtemps qu’un rendez-vous payé supprimé.

Voir aussi #

• Instellingen — module-overzicht (néerlandais) — où activer la page de réservation.
• Modèles d’e-mail — vue d’ensemble — le modèle utilisé par les e-mails de réservation.