Gérer les commandes #

Les menus et les libellés déjà traduits apparaissent ici tels qu’ils s’affichent dans le CMS en français ; les boutons et champs encore en néerlandais dans le CMS sont indiqués en néerlandais avec une traduction entre parenthèses.

La page Commandes regroupe toutes les commandes reçues. Vous y recherchez et filtrez, modifiez le statut de plusieurs commandes à la fois et créez les exports dont vous avez besoin : étiquettes, bons de livraison, factures et fichiers comptables.

Conditions #

• Vous êtes connecté en tant qu’entreprise ou collaborateur. Seuls ces deux rôles reçoivent la liste des commandes. Un compte photographe voit bien l’élément de menu, mais reçoit à la place de la liste un message d’erreur rouge (le plus souvent Internal server error) avec le bouton Réessayer. Réessayer n’aide alors pas.
• Le menu E-commerce apparaît pour un compte entreprise, collaborateur et photographe.

Colonnes du tableau #

De gauche à droite :

• case à cocher
• Facture — le numéro de facture
• Date — la date de commande
• Nom du client
• Montant
• TVA
• Mode de paiement
• Statut
• Date d’impression
• Frais d’expédition — s’il est écrit Gratuit, ils sont nuls
• Mode d’expédition
• une colonne sans en-tête avec des points d’exclamation
• Options

Depuis le 10 octobre 2026, des colonnes disparaissent sur un écran plus petit. Si la fenêtre de votre navigateur fait moins de 1920 pixels de large, TVA et Mode d’expédition disparaissent ; sous 1280 pixels, également Mode de paiement, Date d’impression et Frais d’expédition. Ces données figurent toujours sur la page de détail de la commande. La colonne Options reste visible à droite, même si vous faites défiler le tableau sur le côté, et un nom de client long est abrégé — pointez-le pour voir le nom complet.

La colonne sans en-tête signale les remarques : un point d’exclamation rouge signifie que le client a laissé une remarque avec la commande, un point d’exclamation orange qu’une note interne y figure. S’il y en a deux, il y a une remarque de chaque type.

Si, depuis le 2 octobre 2026, vous videz complètement une note interne et enregistrez, le signe orange disparaît. Jusqu’à cette date, une note vide subsistait — même si vous n’aviez enregistré que les données du client d’une commande sans note — et le signe restait affiché. Si vous ouvrez une commande plus ancienne avec un signe orange et que rien n’y figure, voilà l’explication.

Si une commande a été imprimée plus d’une fois, un petit chiffre figure à côté du statut : le nombre d’impressions.

Ouvrir une commande #

Cliquez sur une ligne ou sur le crayon en fin de ligne pour ouvrir la commande. Si vous cliquez avec le bouton droit sur le numéro de facture ou le crayon, la commande s’ouvre dans un nouvel onglet — pratique pour en comparer plusieurs. Voir Consulter et modifier le détail d’une commande.

La corbeille en fin de ligne ouvre la confirmation Supprimer la commande avec la question « Êtes-vous sûr de vouloir supprimer la commande numéro … ? ». Si vous confirmez avec Supprimer, vous recevez le message La commande a été supprimée et revenez à la vue d’ensemble. Annulez avec Retour en cas de doute : cette action est irréversible.

Depuis le 13 septembre 2026, la liste reste simplement affichée après la suppression. Jusqu’à cette date, la liste revenait vide après une suppression, avec exactement le même affichage que « rien n’a été trouvé » — ce qui donnait l’impression « je ne retrouve plus mes commandes ». Actualiser aidait alors ; ce n’est plus nécessaire.

Si la suppression échoue, vous recevez un message d’erreur et pouvez simplement réessayer.

Rechercher #

Tapez votre terme dans le champ avec la loupe et appuyez sur Entrée. Tant que vous n’appuyez pas sur Entrée, la liste ne change pas. La croix dans le champ (Effacer la recherche) efface le terme.

Depuis le 13 septembre 2026, le champ reste utilisable pendant le chargement de la liste ; vous n’avez plus besoin d’attendre pour saisir un nouveau terme.

Ce qui est recherché dépend de ce que vous tapez. La recherche essaie les possibilités dans cet ordre, et la première qui correspond l’emporte :

1. Un code de connexion existant — vous obtenez alors les commandes avec ce code. Depuis le 13 septembre 2026, cela fonctionne aussi sans la case Recherche avancée.
2. Quelque chose contenant un @ — la recherche porte alors sur l’adresse e-mail du client.
3. Un numéro de facture — les espaces, points, tirets et barres obliques sont ignorés, et un préfixe de quatre lettres maximum est autorisé, tant qu’il y a au moins trois chiffres. F 2026-1234 et 20261234 trouvent donc la même chose.
4. Tout le reste — la recherche porte alors sur le nom du client (voir ci-dessous).

Sans la case en dessous, vous recherchez sur le nom du client : prénom, particule, nom, nom de connexion et nom de l’enfant aîné. Trois points à savoir :

• La recherche porte sur des mots entiers et sur le début d’un mot. jans trouve « Jansen », mais plus « Bijjans » — un résultat au milieu d’un mot n’est pas retenu.
• Les mots d’une ou deux lettres sont ignorés. Si vous cherchez « de Vries », la recherche porte en réalité sur « vries ».
• Plusieurs mots peuvent être répartis sur plusieurs champs : « jan jansen » trouve aussi un client dont le prénom est Jan et le nom Jansen.

S’il ne reste rien d’utilisable après la suppression des mots courts — par exemple avec un terme comme « de » —, la recherche revient à l’ancienne méthode, plus lente, et vous obtenez quand même des résultats.

Recherche avancée #

Si vous cochez Recherche avancée, le même champ recherche dans les lignes de la commande au lieu des données du client. Vous trouvez ainsi le code de connexion de la photo — le nom d’utilisateur qui figure sur la confirmation de commande. C’est un autre code que le compte avec lequel la commande a été passée ; ce sont justement ces codes que vous ne trouvez pas sans cette case.

La case ne recherche pas « en plus », mais « à la place ». Avec la case cochée, un nom de client ou une adresse e-mail ne donne donc plus rien. Décochez-la après une telle recherche.

Saisissez le code de connexion en entier : la recherche porte sur le code exact. Si le terme n’est pas un code de connexion existant, la recherche se fait alors dans les noms de produits, les noms de photos et les noms de fichiers des lignes de commande — toujours pas dans les données du client.

Filtrer #

Sous la barre de recherche se trouve une rangée de filtres :

• Exclure : — une case à cocher devant le filtre de statut, destinée à afficher tout sauf le statut choisi. Cette case ne fonctionne pas actuellement : dès que vous la cochez ou la décochez, la liste plante et le message rouge Impossible de charger les commandes. apparaît. Seuls Réinitialiser ou Tout effacer font revenir vos commandes — recliquer sur la case n’aide pas. Vous voulez tout voir sauf un statut ? Filtrez alors un par un sur les autres statuts.
• Sélectionner un statut — Ouverte, Payée, Prête à imprimer, En impression, Terminée ou Annulée.

Attention avec Prête à imprimer via Changer le statut. Si vous mettez des commandes sur Prête à imprimer, elles repartent au laboratoire — comme avec Recommander —, même si elles avaient déjà été imprimées. Voir Consulter et modifier le détail d’une commande.

• Sélectionner une école — les écoles et albums principaux de votre site. Depuis le 13 septembre 2026, vous pouvez y taper pour rechercher ; la liste se raccourcit aussitôt. Si rien n’est trouvé, il est écrit Aucun résultat.
• Sélectionner un photographe — les photographes et photographes scolaires de votre site, également avec un champ de recherche. Ce choix ne modifie pas la liste : vous pouvez choisir un photographe et voir ensuite apparaître proprement un label Photographe : …, mais vous voyez toujours toutes les commandes. Un compte photographe ne voit pas du tout ce filtre.
• Sélectionner un mode d’expédition — Envoi, Via l’école ou Téléchargement.

Sur la deuxième ligne, vous choisissez le type de date et la plage correspondante :

• Sélectionner une date — Commandée, Payée, Imprimée, Terminée ou Annulée. Si vous ne choisissez rien, Commandée s’applique.
• du et au — deux champs de date. Ils sont déjà remplis : du avec la date d’il y a trente jours et au avec aujourd’hui. Si vous cliquez sur Rechercher sans y toucher, vous recherchez donc sur les trente derniers jours. Vous ne pouvez pas choisir de date dans le futur. La date de fin compte la journée entière.

Remplissez toujours les deux champs de date. Si vous en effacez un, le sens s’inverse : ne remplir que du donne tout ce qui précède cette date, et ne remplir que au donne tout ce qui suit cette date. Vous ne voulez pas de limite de date ? Utilisez Réinitialiser.

Les filtres ne s’appliquent que lorsque vous cliquez sur Rechercher. Modifier une liste déroulante ne change pas la liste. Entrée dans le champ de recherche prend en compte vos listes déroulantes, mais pas les champs de date : ceux-ci ne comptent que si vous cliquez sur Rechercher. Réinitialiser efface le terme de recherche, les dates et votre sélection. Attention : l’école et le mode d’expédition choisis peuvent ensuite rester dans les listes déroulantes et être repris lors du Rechercher suivant. Remettez-les vous-même sur Sélectionner une école et Sélectionner un mode d’expédition si vous n’en voulez plus.

Depuis le 13 septembre 2026, la liste revient à la page 1 à chaque nouvelle recherche, nouveau filtre et nouveau tri. Vous n’avez donc plus besoin de revenir vous-même en arrière pour voir si quelque chose a été trouvé. Si vous vous retrouvez malgré tout hors limites, la liste revient d’elle-même à la première page.

La barre des filtres actifs #

Entre les filtres et le tableau se trouve depuis le 13 septembre 2026 une barre qui montre sur quoi la liste filtre réellement — non pas ce que vous venez de régler dans les listes déroulantes, mais ce qui est effectivement appliqué. Chaque filtre a son label :

• Recherche : « … » ou Recherche avancée : « … »
• Statut : … ou, avec la case d’exclusion cochée, Statut différent de : …
• École : …, Photographe : …, Mode d’envoi : …
• Commandée : du 01-09-2026 au 14-09-2026 — le type de date suivi de la plage ; s’il manque une borne, elle est remplacée par …

Cliquez sur la croix d’un label pour supprimer uniquement ce filtre ; la liste est aussitôt rechargée. À droite se trouvent le bouton Tout effacer, qui vide toute la barre, et à côté le compteur … résultats avec le nombre total de commandes qui correspondent à vos filtres.

Si vous ne filtrez sur rien, la barre n’apparaît pas.

Partager ou enregistrer une liste filtrée #

Depuis le 13 septembre 2026, vos filtres figurent aussi dans l’adresse web de la page. Cela a trois conséquences pratiques :

• Actualiser n’aide plus contre un filtre bloqué. Après F5, tout est encore exactement pareil. Utilisez Réinitialiser ou Tout effacer.
• Vous pouvez enregistrer une liste filtrée en favori, par exemple « toutes les commandes ouvertes de l’école X ».
• Vous pouvez copier l’adresse et l’envoyer à un collègue. Il voit alors la même sélection, à condition d’avoir accès à ce site.

Ce qui n’est pas repris dans l’adresse, c’est le nombre de lignes par page et le tri ; ils reviennent aux valeurs par défaut après une actualisation.

> Attention avec un lien partagé contenant la case d’exclusion. Si la case Exclure était cochée quand vous avez copié l’adresse, la liste plante immédiatement chez le destinataire avec le message d’erreur ci-dessous. Décochez la case avant de transmettre un lien.

Si vous avez choisi une école, un bouton supplémentaire Statistiques apparaît. Il ouvre une fenêtre avec les chiffres de cette école : nombre de commandes, cartes de connexion distribuées et commandées, leur pourcentage, montant total et moyen, frais d’expédition, répartition par statut, top 3 des produits les plus vendus et, en bas, les codes promo utilisés avec leur nombre d’utilisations.

Ce bouton ne fonctionne qu’avec un compte entreprise ou collaborateur, et uniquement sur votre propre site. Si un photographe clique dessus, rien ne se passe : la fenêtre n’apparaît pas et aucun message d’erreur ne s’affiche. C’est le cas depuis le 21 septembre 2026 ; auparavant, il voyait bien les chiffres.

Cette fenêtre n’a pas de bouton de fermeture : cliquez à côté pour la faire disparaître. Vous voulez plus que ce résumé — un choix de période, un graphique du chiffre d’affaires, la marge ou un export ? Utilisez l’écran Statistieken (néerlandais), renouvelé le 13 septembre 2026.

Sélectionner #

Sélectionnez des commandes avec les cases à cocher ; la case de la ligne d’en-tête sélectionne tout ce qui figure sur la page actuelle.

Votre sélection est conservée quand vous changez de page. Elle est enregistrée dans votre navigateur, donc aussi si vous passez entre-temps à un autre écran puis revenez. C’est pratique pour constituer une pile sur plusieurs pages, mais c’est aussi l’erreur la plus fréquente : si vous exportez quelque chose plus tard, ces commandes précédentes y figurent encore.

Sélectionner tous les résultats en une fois #

Si votre résultat de recherche ne tient pas sur une seule page, une barre bleue apparaît depuis le 2 octobre 2026 au-dessus du tableau dès que vous avez coché quelque chose. Le texte de cette barre indique ce qui est sélectionné :

• … commandes sélectionnées. — vous avez coché quelques lignes de cette page ;
• Les … commandes de cette page sont sélectionnées. — toute la page est cochée ;
• … commandes sélectionnées, y compris hors de cette page. — votre sélection s’étend sur plusieurs pages ;
• Les … commandes sont sélectionnées. Choisissez un export ou une autre action ci-dessus. — tout est sélectionné.

À droite de la barre se trouve le bouton Sélectionner les … commandes, avec le nombre total de résultats. Un clic sélectionne toutes les commandes qui correspondent à votre terme de recherche et aux filtres appliqués, y compris celles des pages que vous n’avez pas encore ouvertes — vous n’avez donc plus besoin de parcourir chaque page. Pendant ce temps, le bouton affiche Sélection en cours…. Les commandes que vous aviez déjà cochées restent sélectionnées. Le bouton reste aussi affiché si vous passez à une autre page, et disparaît dès que tout est sélectionné.

• Plus de 10 000 résultats ne peuvent pas être sélectionnés en une fois. Vous recevez alors le message Cela représente plus de 10000 commandes. Affinez d’abord la sélection avec un filtre.
• Si la sélection échoue, le message Impossible de sélectionner toutes les commandes. Réessayez. apparaît.

Si votre sélection dépasse la page actuelle, la barre contient aussi le bouton Effacer la sélection. Il retire toutes les coches, sur toutes les pages, mais conserve votre terme de recherche et vos filtres. Réinitialiser efface aussi la sélection, mais les filtres et le terme de recherche disparaissent également.

Attention avec un terme de recherche. Tant qu’un terme de recherche est actif, votre sélection est effacée dès qu’une nouvelle liste arrive, par exemple lorsque vous passez à une autre page : les coches et la barre disparaissent alors ensemble. Avec un terme de recherche, sélectionnez donc au sein d’une seule page, ou recherchez d’abord puis rassemblez ensuite sans terme de recherche. (Jusqu’au 15 octobre 2026, la barre continuait alors d’afficher la sélection alors que les boutons d’export ne réagissaient plus.)

Statut de plusieurs commandes à la fois #

À droite sous les filtres se trouve le bouton Changer le statut. Il est grisé tant que rien n’est coché sur la page que vous avez sous les yeux — même si vous avez bien sélectionné des commandes sur d’autres pages. Sélectionnez d’abord une ou plusieurs commandes, puis choisissez le nouveau statut : toutes les commandes sélectionnées reçoivent ce statut en une fois, y compris celles d’autres pages ou celles ajoutées avec Sélectionner les … commandes.

Vous recevez le message Le statut des commandes sélectionnées a été mis à jour.

Ensuite, votre sélection est vide : les coches et la barre au-dessus du tableau disparaissent. Vous voulez exporter les commandes mises à jour ? Sélectionnez-les à nouveau. (Jusqu’au 15 octobre 2026, les coches revenaient après le rechargement alors que les boutons d’export n’y réagissaient plus ; c’est corrigé, y compris après une recherche.)

Exports #

En haut à droite se trouvent six boutons à icône. Ils sont toujours présents — même sans sélection. Survolez-les avec la souris pour voir de quel bouton il s’agit ; si rien n’est coché sur la page actuelle, l’avertissement jaune apparaît immédiatement au survol à la place du nom du bouton. Cela se produit aussi si vous avez bien sélectionné des commandes sur d’autres pages ; si vous cliquez quand même, l’export est créé normalement.

• Imprimante d’étiquettes — un CSV avec les adresses pour votre imprimante d’étiquettes.
• Bon de livraison en PDF — les bons de livraison des commandes sélectionnées.
• Facture en PDF — les factures des commandes sélectionnées.
• Export comptabilité — un fichier Excel (.xlsx) pour votre logiciel comptable. Il contient aussi une colonne avec le prestataire de paiement : le service par lequel le client a payé. Depuis le 11 septembre 2026, cette colonne se remplit pour les nouveaux paiements en ligne ; pour les commandes antérieures, elle reste vide. Cette colonne ne figure pas dans l’écran de commande lui-même — vous n’y voyez que le mode de paiement.
• Administration comptabilité — le fichier Excel (.xlsx) détaillé pour l’administration.
• Produits vendus — un aperçu de ce qui a été vendu.

Les quatre premiers et Administration comptabilité portent sur votre sélection complète : toutes les commandes cochées, y compris celles d’autres pages et celles ajoutées avec Sélectionner les … commandes. Depuis le 2 octobre 2026, la page sur laquelle vous vous trouvez n’a plus d’importance ; auparavant, vous receviez l’avertissement sur une page sans coches, même si vous aviez sélectionné des commandes ailleurs. Si vous cliquez sans avoir rien sélectionné, un avertissement jaune apparaît : « Veuillez d’abord sélectionner une ou plusieurs commandes ».

Imprimante d’étiquettes et Export comptabilité ignorent sans message les commandes au statut Ouverte ou Annulée, même si vous les avez cochées. Administration comptabilité et les PDF ne le font pas.

Les fichiers de l’imprimante d’étiquettes et de comptabilité sont téléchargés immédiatement. Si vous avez sélectionné une seule commande, le bon de livraison et la facture s’ouvrent dans un nouvel onglet ; si votre navigateur bloque les pop-ups, rien ne semble se passer. Si vous en sélectionnez plusieurs, vous recevez à la place un fichier zip avec tous les PDF ; il s’ouvre lui aussi via une nouvelle fenêtre, autorisez donc les pop-ups pour ce site. Après l’ouverture du bon de livraison d’une seule commande, votre sélection est effacée.

Produits vendus fonctionne différemment #

Cet export n’utilise pas votre sélection, mais la plage de dates du filtre Payée ou Commandée, plus le filtre d’école si vous l’avez défini. Sans filtre d’école, vous obtenez toutes les écoles. Seules les commandes payées sont prises en compte, à leur date de paiement — même si vous avez choisi Commandée comme type de date. Le fichier Excel est téléchargé et envoyé à l’adresse e-mail de commande de votre site. Depuis le 16 octobre 2026, chaque élément d’un lot est compté une seule fois ; auparavant, il était compté deux fois dans les commandes récentes.

Si vous n’avez pas défini de plage de dates, le message « Définissez d’abord une plage de dates (Payée ou Commandée). » apparaît et rien d’autre ne se passe. Pendant la préparation, un cercle tourne dans le bouton, qui est grisé.

Qui voit quel export ? #

Un compte photographe ne voit pas Administration comptabilité ni Produits vendus ; il voit les quatre autres. Un compte entreprise ou collaborateur voit les six.

Trier et pages #

Cliquez sur un en-tête de colonne pour trier selon cette colonne. *Depuis le 13 septembre 2026, un deuxième clic sur le même en-tête inverse bien l’ordre ; auparavant, vous n’alliez jamais plus loin que du plus élevé au plus bas. La colonne Options* ne peut pas être triée.

L’en-tête selon lequel vous triez est mis en évidence, pour que vous voyiez quelle colonne est active. Depuis le 16 septembre 2026, la flèche à côté change aussi de couleur : le triangle du haut devient foncé en tri croissant, celui du bas en tri décroissant, tandis que les autres flèches restent grises. Entre le 16 et le 19 septembre, la flèche active devenait blanche, ce qui était invisible sur la ligne d’en-tête claire ; depuis le 19 septembre, elle est bleu foncé et donc visible. Vous voyez maintenant sur l’écran lui-même dans quel sens la liste est triée ; auparavant, seules les lignes le montraient.

En bas, vous choisissez le nombre de lignes par page : 25, 50, 100, 300 ou 500. La valeur par défaut est maintenant 50 ; les anciens choix 5 et 10 ont disparu. Le compteur de la barre au-dessus affiche le nombre total de commandes correspondant à vos filtres.

Si une recherche ou un filtre ne donne rien, il est écrit Aucune commande trouvée. Si un problème survient lors du chargement, vous voyez depuis le 13 septembre 2026 un message rouge distinct — Impossible de charger les commandes. Vérifiez votre connexion et réessayez., ou le texte renvoyé par le serveur lui-même — avec à côté le bouton Réessayer. Auparavant, ces deux situations ne se distinguaient pas : une panne ressemblait à « rien trouvé ».

Une recherche qui dure trop longtemps donne son propre message, pour que vous sachiez que cela vient de la recherche et non de vos filtres. Précisez alors le terme de recherche ou limitez la période.

Un client dit avoir commandé, mais vous ne voyez rien #

Vérifiez d’abord vos filtres et la période — un filtre resté actif d’une recherche précédente est l’explication la plus fréquente.

Si la commande reste introuvable, il se peut que le panier ait déjà été vidé au moment du paiement. Le client a alors reçu le message « Votre panier est vide. La commande n’a pas été passée. » et rien n’a effectivement été créé : pas de commande, pas de numéro de facture, pas d’ordre au laboratoire. Cela arrive par exemple quand quelqu’un a deux onglets ouverts et paie dans l’un alors que l’autre a déjà vidé le panier, ou quand il appuie sur retour après un paiement interrompu et réessaie.

Demandez dans ce cas au client de remettre les photos dans le panier et de payer. Rien n’est passé à moitié que vous devriez d’abord nettoyer, et la numérotation de vos factures se poursuit sans trou. Depuis le 9 septembre 2026, le client reçoit ici un message clair en néerlandais ; auparavant, l’écran se bloquait sur une erreur technique dont il ne pouvait rien faire.

Une commande passe soudain à Annulée #

Depuis le 18 septembre 2026, un client peut annuler sa propre commande — mais uniquement si vous l’avez activé avec l’interrupteur Permettre au client d’annuler sa propre commande dans Paramètres → Paramètres → Compte client. Si cet interrupteur est désactivé, un statut ne peut avoir été modifié que par vous ou par un collègue.

Ce que vous devez savoir s’il est activé :

• Vous n’en êtes pas averti. Aucun e-mail n’est envoyé et rien n’apparaît dans Notifications. Le seul endroit où vous le voyez est cette liste ; filtrez sur le statut Annulée avec le type de date Annulée pour voir ce qui a été annulé récemment.
• Le client ne peut annuler que les commandes encore tout au début : statut Ouverte, rien de payé, pas encore transmise à la comptabilité ni au laboratoire. Une commande que vous avez déjà mise en production ne peut plus être touchée.
• Rien n’est supprimé. La commande et ses lignes restent ; seul le statut change et une date d’annulation est ajoutée. Vous voulez revenir en arrière ? Remettez simplement le statut sur Ouverte.
• Un code promo utilisé reste lié à la commande annulée et n’est donc pas libéré automatiquement.

Voir Bestel- en foto-instellingen van uw site (néerlandais) pour l’interrupteur lui-même et les trois interrupteurs voisins.

Voir aussi #

• Consulter et modifier le détail d’une commande
• Gérer les téléchargements
• Verzenden — bestellingen selecteren en uitdraaien (néerlandais)
• E-commerce — accès par rôle