Modifier un modèle d’e-mail #

Les menus et les libellés déjà traduits apparaissent ici tels qu’ils s’affichent dans le CMS en français ; les boutons et champs encore en néerlandais dans le CMS sont indiqués en néerlandais avec une traduction entre parenthèses.

Si vous cliquez sur un e-mail dans la vue d’ensemble E-mails, l’écran de modification s’ouvre. Depuis le 25 septembre 2026, cet écran est entièrement renouvelé : mise en forme du texte, pièces jointes, aperçu, e-mail de test et — pour les e-mails aux clients — les bonnes affaires en caisse.

En haut figure le nom de l’e-mail, par exemple Confirmation de commande, avec en dessous Tout est enregistré ou Modifications non enregistrées. La flèche en haut à gauche vous ramène à la liste ; le point d’interrogation à côté ouvre Modèles d’e-mail — vue d’ensemble. En haut à droite se trouve Enregistrer.

Conditions #

• Vous trouvez la vue d’ensemble dans le menu sous CRM → E-mails de la boutique (jusqu’au 8 octobre 2026 : l’élément de menu distinct E-mails). Cet élément de menu est visible avec un compte entreprise.
• Les modèles appartiennent à un seul site. Ce que vous modifiez ici ne vaut que pour le site sur lequel vous travaillez. Vous ne pouvez pas ouvrir un e-mail d’un autre site ; vous lisez alors « Vous n’êtes pas autorisé à consulter ou modifier les e-mails de ce site. »
• Vous pouvez adapter les modèles existants, mais vous ne pouvez ni en créer de nouveaux, ni en supprimer. S’il vous manque un modèle, contactez le support.

Quand cet e-mail est-il envoyé ? #

En haut du formulaire figure un encadré bleu qui indique en une ou deux phrases quand cet e-mail est envoyé. Pour la confirmation de commande, il précise en outre que l’adresse d’expéditeur est aussi utilisée pour d’autres e-mails.

Une exception : pour Carte de connexion par e-mail, cette explication est inexacte. Cet e-mail est le lot de cartes de connexion qui vous est adressé ; le texte destiné au parent se trouve dans un autre e-mail. Voir Modèles d’e-mail — vue d’ensemble.

Expéditeur #

• Nom de l’expéditeur — le nom que le destinataire voit dans sa boîte de réception, par exemple le nom de votre studio. Peut rester vide ; le destinataire ne voit alors que l’adresse e-mail.
• Adresse de l’expéditeur (obligatoire) — l’adresse avec laquelle l’e-mail est envoyé. Si le client répond, la réponse arrive ici. Utilisez une adresse que votre serveur de messagerie est autorisé à utiliser pour l’envoi, sinon l’e-mail finit dans les courriers indésirables.

– Pour Formulaire de contact, ce champ s’appelle Les messages arrivent à : c’est votre propre adresse, et elle figure aussi en bas de la boutique en ligne.

– Pour Planche trombinoscope, Téléchargement pour l’école, Bon de livraison et Carte de connexion par e-mail, le champ s’appelle bien Adresse de l’expéditeur, mais il s’agit en réalité de l’adresse à laquelle vous recevez la planche, le téléchargement, le bon de livraison ou le lot de cartes de connexion.

• Copie à (BCC, facultatif) — une adresse qui reçoit une copie invisible de chaque e-mail, par exemple vous-même. Plusieurs adresses ne sont plus possibles. Ce champ n’existe pas pour Formulaire de contact. Pour Mot de passe oublié, il est ignoré.

Depuis le 25 septembre 2026, les deux adresses sont contrôlées. Si une adresse n’est pas une adresse e-mail valide, le champ devient rouge avec Saisissez une adresse e-mail valide. ou Saisissez une seule adresse e-mail valide, ou laissez le champ vide.

Contenu #

• Objet (obligatoire) — la ligne d’objet dans la boîte de réception. Un objet vide donne Un e-mail doit avoir un objet. Pour Réservations, l’objet est ignoré ; il provient du titre de la journée de réservation.
• Texte — uniquement pour les e-mails avec un texte propre. Voir ci-dessous.

Pour les e-mails à texte fixe — Bienvenue après inscription, Mot de passe oublié, Formulaire de contact, Planche trombinoscope, Téléchargement pour l’école, Planning et Réservations —, l’éditeur est remplacé par : Le texte de cet e-mail est fixe. Ici, vous modifiez l’expéditeur et l’objet. Ces e-mails portent dans la liste le label Texte fixe, et il n’y a ni aperçu ni e-mail de test.

L’éditeur de texte #

Vous tapez le texte dans un éditeur avec une barre de mise en forme :

• gras, italique et souligné ;
• une couleur de texte parmi sept couleurs fixes bien lisibles sur fond blanc (presque noir, gris, rouge, orange, vert, bleu et violet) ;
• deux tailles de titre en plus du texte normal ;
• une liste à puces ou numérotée ;
• alignement à gauche ou centré ;
• ajouter ou supprimer un lien : vous tapez l’adresse dans le petit champ qui apparaît sous la barre et vous confirmez avec Appliquer. Seules les adresses web, mailto: et tel: deviennent un lien. Une adresse web sans https:// devant (comme www.votrestudio.be) le reçoit automatiquement ; pour une autre adresse, vous lisez « Uniquement des adresses http(s), mailto ou tel. » ;
• annuler et rétablir.

Les boutons sont des icônes ; si vous les survolez avec la souris, vous voyez ce qu’ils font (Gras, Italique, Souligner, Couleur du texte, Liste à puces, Liste numérotée, Aligner à gauche, Centrer, Lien, Annuler, Rétablir). La taille de titre se choisit dans la liste déroulante avec Normal, Titre 2 et Titre 3. Dans la palette de couleurs, Aucune remet le texte dans la couleur par défaut.

Si vous collez du texte depuis Word ou une page web, seule la mise en forme autorisée dans l’e-mail est conservée ; le système supprime le reste à l’enregistrement et à l’envoi. Ce qui reste apparaît dans l’aperçu.

Les anciens modèles sans mise en forme deviennent un paragraphe par ligne à l’ouverture. Tant que vous ne modifiez pas le texte, l’ancien texte reste enregistré tel quel.

Le texte peut compter au maximum 20 000 caractères ; au-delà, vous lisez « Le texte est trop long. Limitez-le à moins de 20000 caractères. »

Sous l’éditeur figure : La formule d’appel (« Bonjour … ») et les informations liées à l’e-mail, comme la commande ou le bouton, sont ajoutées automatiquement par le système. Ne commencez donc pas votre texte par une formule d’appel.

Variables #

Pour Album bientôt hors ligne, des boutons pour {album}, {datum} et {dagen} figurent au-dessus de l’éditeur. Cliquez dessus et la variable s’insère à l’emplacement du curseur ; l’e-mail contient alors la valeur réelle.

L’e-mail contenant une carte de connexion pour le parent connaît {{school}}, {{naam}} et {{klas}}, dans l’objet et dans le texte. L’écran n’affiche aucun bouton pour cet e-mail — tapez-les vous-même. Voir Variabelen in de inlogkaartje-mail (néerlandais). Pour Carte de connexion par e-mail, ces boutons figurent au contraire bien, mais ils n’y font rien : le texte de cet e-mail n’est pas envoyé.

Dans tous les autres e-mails, les variables ne fonctionnent pas. Si vous y tapez {{naam}}, cela figure tel quel dans l’e-mail envoyé — même si l’aperçu et l’e-mail de test y insèrent un nom d’exemple.

Les modèles d’e-mail du planning sont différents et ont leur propre liste de variables, beaucoup plus longue ; vous les gérez dans un autre écran.

Nom dans votre liste #

Sous le texte figure Nom dans votre liste (facultatif) : Uniquement pour vous. Le client ne le voit pas. Dans la nouvelle liste, vous ne retrouvez ce nom que pour les e-mails que l’écran ne connaît pas ; la fonction de recherche en tient toutefois compte.

Bonnes affaires en caisse #

Pour les e-mails aux clients figure le bloc Bonnes affaires en caisse avec l’interrupteur Afficher les bonnes affaires en caisse en bas de cet e-mail. C’est possible pour tous les e-mails de commande (sauf le bon de livraison), les trois rappels, Transférer le code de connexion et Bienvenue après inscription. Par défaut, l’interrupteur est désactivé. Le choix est enregistré avec Enregistrer.

S’il est activé, jusqu’à quatre produits de votre catégorie de bonnes affaires en caisse apparaissent sous le texte, avec photo, prix et éventuel prix promotionnel, ainsi qu’un bouton vers la boutique. Les formules groupées (paquets) sont ignorées. Si vous modifiez vos bonnes affaires en caisse, les nouvelles apparaissent automatiquement dans les e-mails suivants ; comptez jusqu’à dix minutes avant qu’une modification figure dans l’e-mail.

Si vous n’avez pas de catégorie de bonnes affaires en caisse, ou si elle ne contient aucun produit, vous voyez le message Il n’y a actuellement aucune bonne affaire en caisse à afficher. Le bloc n’apparaît alors pas dans l’e-mail, même si l’interrupteur est activé. Vous définissez quelle catégorie contient les bonnes affaires en caisse dans Gérer et trier les catégories.

Dans la liste, un e-mail dont l’interrupteur est activé porte le label Avec bonnes affaires en caisse.

Pièces jointes #

Pour la plupart des e-mails aux clients figure le bloc Pièces jointes : des fichiers joints à chaque e-mail de ce type, par exemple votre liste de prix ou vos conditions. Pas pour Bon de livraison, Mot de passe oublié ni les e-mails à texte fixe sous Autres e-mails.

• Cliquez sur Ajouter un fichier et choisissez un ou plusieurs fichiers.
• Formats autorisés : PDF, JPG, PNG, Word (.docx) et Excel (.xlsx).
• Au maximum 5 MB par fichier, 5 fichiers par e-mail et 10 MB au total. Sous la liste figure ce que vous utilisez déjà, par exemple Total : 1,2 MB sur 10 MB.
• Les ajouts et suppressions sont enregistrés immédiatement, indépendamment du bouton Enregistrer. Après un ajout, il est écrit « « … » est désormais joint à chaque e-mail. », après une suppression (corbeille) « « … » n’est plus joint. »
• Le client voit le nom du fichier tel que vous l’avez téléversé, sans caractères bizarres.

Ce qui peut mal tourner :

• Ce type de fichier ne peut pas être joint. Choisissez un fichier PDF, JPG, PNG, Word (.docx) ou Excel (.xlsx).
• Ce fichier fait … Une pièce jointe peut faire au maximum 5 MB.
• Un e-mail peut contenir au maximum 5 pièces jointes. Retirez-en d’abord une.
• Les pièces jointes feraient alors … au total. Le maximum est de 10 MB, sinon l’e-mail n’arrive pas.
• Ce fichier n’est pas un véritable fichier .pdf. Enregistrez-le à nouveau et réessayez. — l’extension ne correspond pas au contenu, par exemple pour un fichier renommé.
• Ce fichier est vide.

Si vous choisissez plusieurs fichiers à la fois et que le système en refuse un, il s’arrête là ; les fichiers précédents ont déjà été ajoutés.

Si un e-mail devient trop lourd avec les pièces jointes — par exemple à côté d’une grosse facture —, il part quand même, mais sans les pièces jointes qui ne tiennent plus. Vous n’en êtes pas averti.

Aperçu #

Pour les e-mails avec un texte propre, l’Aperçu figure à droite (en dessous sur un écran étroit). Il se met à jour dès que vous arrêtez un instant de taper et affiche :

• l’objet ;
• une formule d’appel d’exemple, Bonjour Camille Dubois, ;
• votre texte tel qu’il figurera réellement dans l’e-mail après nettoyage, avec des valeurs d’exemple pour les variables ;
• les bonnes affaires en caisse, si l’interrupteur est activé.

Les noms et les dates sont des exemples. Les couleurs et le logo de votre boutique en ligne apparaissent dans l’e-mail de test. Si l’aperçu ne fonctionne pas pour le moment, il est écrit L’aperçu n’est pas disponible pour le moment. Envoyez un e-mail de test pour voir le résultat.

Envoyer un e-mail de test #

Sous l’aperçu figure Envoyer un e-mail de test. Cet e-mail utilise le texte tel qu’il figure actuellement à l’écran, même si vous n’avez pas encore enregistré, avec vos pièces jointes et — si l’interrupteur est activé — les bonnes affaires en caisse.

• Indiquez une adresse sous À, ou laissez le champ vide : l’e-mail de test part alors à l’adresse avec laquelle vous vous connectez.
• Cliquez sur Envoyer. Il est ensuite écrit L’e-mail de test a été envoyé à … Pas reçu ? Vérifiez aussi le dossier des courriers indésirables.
• L’objet commence par [Test]. L’e-mail provient de l’adresse et du nom d’expéditeur tels qu’ils sont enregistrés ; une nouvelle adresse que vous n’avez pas encore enregistrée ne compte pas encore.
• L’e-mail de test affiche votre texte aux couleurs et avec le logo de votre boutique, mais sans les données que le système ajoute en situation réelle, comme la commande ou le bouton de téléchargement.
• Vous pouvez envoyer cinq e-mails de test par tranche de dix minutes. Ensuite, vous lisez « Vous venez déjà d’envoyer plusieurs e-mails de test. Réessayez dans quelques minutes. »
• Si l’envoi échoue, il est écrit « L’e-mail de test n’a pas pu être envoyé. Vérifiez l’adresse de l’expéditeur et réessayez. »

Pour les e-mails à texte fixe, il n’y a pas d’e-mail de test ; vous testez toujours en provoquant vous-même l’événement.

Enregistrer #

• Enregistrer est grisé tant que rien n’a été modifié (il est alors écrit Tout est enregistré en haut) et pendant l’enregistrement.
• Si vous cliquez sur Enregistrer alors qu’un champ est incorrect, les champs erronés deviennent rouges et il est écrit en bas Pas encore enregistré : vérifiez les champs en rouge.
• En cas de réussite, le message L’e-mail a été enregistré. apparaît et vous restez sur la page. L’indication redevient Tout est enregistré.
• En cas d’erreur du serveur, la raison figure en bas du formulaire et votre texte reste en place. Réessayez ; si votre session a expiré, reconnectez-vous d’abord.

Le nom de l’expéditeur, l’objet et votre propre nom pour l’e-mail peuvent compter au maximum 255 caractères.

Si vous voulez quitter la page avec des modifications non enregistrées, l’écran demande d’abord : Vous avez des modifications non enregistrées. Voulez-vous vraiment quitter cette page ?

Une modification enregistrée vaut pour tout ce qui est envoyé à partir de ce moment. Les e-mails déjà envoyés ne changent plus.

Qu’est-ce qui a disparu ? #

• L’interrupteur Van/Naar fotograaf (De/Vers le photographe) a disparu. Il était bien enregistré, mais n’avait aucun effet à l’envoi.
• Le champ ne s’appelle plus Email mais Adresse de l’expéditeur, et Naam (Nom) s’appelle désormais Nom dans votre liste et n’est plus obligatoire.

Voir aussi #

• Modèles d’e-mail — vue d’ensemble
• Variabelen in de inlogkaartje-mail (néerlandais)
• Gérer et trier les catégories