Téléverser un fichier Excel — données des élèves et listes pour l’app #

Les menus et les libellés déjà traduits apparaissent ici tels qu’ils s’affichent dans le CMS en français ; les boutons et champs encore en néerlandais dans le CMS sont indiqués en néerlandais avec une traduction entre parenthèses.

Fotoprotools propose deux téléversements Excel. Ils se ressemblent — le même type de boîte de dialogue, la même zone de dépôt —, mais font des choses totalement différentes. L’un associe des données à des photos déjà présentes, l’autre crée des classes et des élèves avant que vous ne photographiiez. Cet article décrit les deux.

Conditions #

• Les deux boutons se trouvent sur la ligne de l’école dans la vue d’ensemble des albums (/albums), en quatrième et cinquième position dans la rangée d’icônes d’action en fin de ligne — pas dans l’album lui-même, ni sur une ligne de classe.
• Ils sont côte à côte et se ressemblent : tous deux ont la même icône pointant vers le haut. L’icône juste avant porte en outre l’infobulle presque identique Télécharger l’Excel avec les données de connexion. Fiez-vous donc à l’infobulle, pas à la forme.
• Ils n’existent pas sur un site de photographie professionnelle ; voir Albums — rôles et types de site.
• L’écran des albums est destiné au compte entreprise et aux collaborateurs. Un photographe n’y a pas accès ; voir le même article.
• Seuls les fichiers .xls et .xlsx sont acceptés, un fichier à la fois.
• Il n’y a pas de bouton de téléversement. Dès que vous déposez le fichier dans la zone, le téléversement commence. Le seul bouton est Retour, et il n’arrête pas un téléversement déjà en cours.
• La zone indique « Glissez votre fichier Excel ici. » Vous pouvez aussi cliquer dedans pour choisir un fichier. En haut de la boîte de dialogue figure le nom de l’école sur laquelle vous avez cliqué — pratique pour vérifier que vous avez pris la bonne ligne.
• Un fichier peut faire au maximum 1,5 Go. Au-delà apparaît « Votre fichier dépasse la taille autorisée de 1,5GB ! » avec un bouton Réinitialiser.
• Si vous choisissez un autre type de fichier, la zone reçoit un bord rouge et un code technique anglais apparaît après Statut :. Aucune explication n’apparaît et rien n’est téléversé.

1. Téléverser l’Excel avec les données de connexion #

Infobulle du bouton : Téléverser l’Excel avec les données de connexion. La boîte de dialogue s’appelle Importer les noms et e-mails.

Vous complétez ainsi les noms et adresses e-mail de photos déjà téléversées. Le système recherche pour chaque ligne la photo correspondante et la met à jour ; aucune photo, classe ou élève n’est créé.

Colonnes #

La ligne d’en-tête doit contenir ces trois colonnes, écrites exactement ainsi — y compris le trait d’union et la majuscule :

• Login-naam (nom de connexion) — obligatoire ; c’est sur cette colonne que porte la recherche.
• Kind-naam (nom de l’enfant) — obligatoire.
• Email — obligatoire.

Contrairement à la liste pour l’app ci-dessous, il n’existe ici *aucune variante d’écriture, et les majuscules comptent bien*** : login-naam ou Loginnaam n’est pas reconnu et provoque une erreur. Cette différence entre les deux téléversements est l’erreur la plus fréquente.

Ces colonnes sont en outre utilisées si vous les fournissez :

• Email-extra — la deuxième adresse des parents.
• Barcode — le code-barres de l’élève.

Les autres colonnes sont ignorées. Vous ne pouvez pas mettre à jour le prénom, la particule et le nom de famille par ce biais ; cela se fait photo par photo — via la liste pour l’app, ces champs ne sont remplis que pour les élèves nouvellement créés.

Une cellule vide n’efface rien. Si vous laissez vide sur une ligne la colonne Kind-naam, Email, Email-extra ou Barcode, la valeur existante de cette photo est conservée. Seul le nom de connexion est toujours écrit.

Fonctionnement de la recherche #

1. Chaque ligne est d’abord recherchée sur le nom de connexion, parmi toutes les photos principales de votre site.
2. Ce qui n’est pas encore trouvé est recherché une seconde fois sur le numéro d’élève.
3. Ce qui n’est toujours pas trouvé compte comme « non trouvé » et est ignoré.

La recherche porte donc sur tout le site, et pas seulement sur l’école dont vous avez cliqué le bouton. Les lignes vides en fin de fichier sont ignorées.

Ce que vous voyez ensuite #

Le message « Vos photos/données de connexion ont été mises à jour. X identifiants ont été trouvés et Y non. » Si un nombre figure après non, corrigez ces lignes dans le fichier Excel et téléversez-le à nouveau — les lignes déjà réussies sont simplement mises à jour une nouvelle fois.

La vue d’ensemble ne s’actualise pas d’elle-même ensuite. Actualisez la page pour voir les données mises à jour.

En cas de problème #

Cette boîte de dialogue affiche en cas d’erreur toujours le même message général : « Une erreur s’est produite », puis se ferme d’elle-même. La véritable cause est presque toujours l’une de ces trois :

• Le fichier est vide.
• L’une des colonnes obligatoires manque ou est écrite autrement — vérifiez Login-naam, Kind-naam et Email à la lettre, y compris le trait d’union et la majuscule.
• Le fichier n’est pas un véritable fichier Excel. Une liste exportée d’un autre système porte souvent bien le nom .xlsx, mais est en réalité un format Excel plus ancien ou une page web. Ouvrez le fichier dans Excel, choisissez Enregistrer sous, enregistrez-le au format .xlsx et téléversez-le à nouveau.

Dans ce dernier cas, le système donne bel et bien la même explication claire que pour la liste d’élèves ci-dessous, mais cette boîte de dialogue écarte tout message d’erreur et le remplace par le texte général. Vous ne voyez donc pas la véritable cause ; vérifiez vous-même les trois points ci-dessus.

Un cas ne produit aucune erreur. Si la colonne Login-naam existe, mais est vide sur chaque ligne, le téléversement annonce simplement une réussite — avec 0 identifiants trouvés et N non. Si vous obtenez ce résultat, vérifiez d’abord que cette colonne est réellement remplie.

2. Excel avec les données des élèves pour l’app #

Infobulle du bouton : Excel avec les données des élèves pour l’app. La boîte de dialogue s’appelle Importer un fichier Excel.

Vous préparez ainsi une liste d’élèves avant la séance photo. À partir de la colonne Klas (Classe), le système crée les classes sous l’école choisie, avec pour chaque nouvelle classe les albums Portretfoto’s et Groepsfoto’s, et place tous les élèves dans Portretfoto’s. Vous pouvez ensuite photographier avec l’app Fotoprotools et associer les photos à ces élèves.

Si l’album Portretfoto’s existait déjà dans une classe, aucun album Groepsfoto’s n’est créé pour cette classe. Créez alors cet album vous-même.

Pourquoi le bouton est-il grisé ? #

Ce bouton devient grisé dès qu’il existe ne serait-ce qu’un sous-dossier sous l’école — une classe, mais tout aussi bien un album isolé que vous avez créé auparavant.

C’est d’ailleurs la seule protection : l’import lui-même ne vérifie pas si un élève existe déjà. Si vous pouviez importer deux fois la même liste, chaque élève y figurerait ensuite deux fois. Les classes et les albums en dessous sont bien réutilisés s’ils existent déjà.

Si vous voulez ajouter des élèves plus tard, faites-le classe par classe — voir Een klas beheren (néerlandais).

Attention au bouton voisin #

Le bouton Téléverser l’Excel avec les données de connexion n’est jamais grisé, même pour une école sans classes. Ce n’est pas le signe que ce téléversement est quand même possible : s’il n’y a pas encore de photo, il n’y a rien à quoi associer des données et vous obtenez simplement 0 identifiants trouvés.

Colonnes #

L’ordre et les majuscules n’ont pas d’importance ; plusieurs écritures sont reconnues par colonne. Les en-têtes du fichier sont en néerlandais :

| Champ visé | En-têtes reconnus |

|—|—|

| Numéro d’élève | Leerlingnummer, Sessienummer |

| Prénom usuel | Roepnaam, Voornaam |

| Particule | Voorvoegsel, Tussenvoegsel |

| Nom de famille | Achternaam |

| Classe | Klas, Stamgroep |

| Adresse e-mail (facultatif) | Email, E-mail, Verzorger 1 e-mail, Verzorger 1 email |

Grâce à la deuxième colonne de chaque ligne, vous pouvez téléverser directement un export FotoProf sans retoucher la ligne d’en-tête. La boîte de dialogue contient aussi un lien Télécharger un exemple Excel avec un fichier d’exemple.

Ce que vous voyez ensuite #

Le message « Vos élèves ont été importés. X élèves et Y classes ont été ajoutés. » La vue d’ensemble s’actualise ensuite automatiquement, de sorte que les nouvelles classes sont immédiatement visibles.

Le nombre après classes est le nombre de classes différentes dans votre fichier. Les classes qui existaient déjà y sont comptées, même si elles n’ont pas été nouvellement créées.

Aucun des deux téléversements n’envoie d’e-mail, de notification dans Notifications ni de téléchargement. C’est différent du bouton Générer les codes-barres sur la même ligne, qui vous envoie bien un e-mail.

En cas de problème #

Cette boîte de dialogue affiche le véritable message d’erreur. Les principaux :

| Message | Ce qui se passe |

|—|—|

| Le fichier est vide. | Le fichier ne contient aucune ligne. |

| Klas introuvable. (de même pour Leerlingnummer, Roepnaam, Voorvoegsel, Achternaam) | Cette colonne ne figure pas dans la ligne d’en-tête, dans aucune des écritures reconnues. |

| La ligne 7 n’a pas de classe. | Sur cette ligne, la colonne Klas est vide. Remplissez-la ou supprimez la ligne. |

| Aucun élève trouvé dans le fichier. | Seulement une ligne d’en-tête, ou toutes les lignes sont vides. |

| Ce fichier n’a pas pu être lu comme liste d’élèves. Ouvrez-le dans Excel, choisissez « Enregistrer sous », enregistrez-le au format .xlsx, puis réessayez. | Le fichier n’est pas un véritable fichier Excel : un ancien .xls ou un export d’un autre système qui ne fait que s’appeler .xlsx, ou un téléversement interrompu en cours de route. Faites exactement ce que dit le message. |

Ce dernier message existe depuis le 11 septembre 2026. Si vous receviez auparavant un message de panne incompréhensible pour un fichier qui semblait parfait dans Excel, c’était presque toujours la cause.

L’import fonctionne en tout ou rien : si quelque chose échoue en cours de route, rien n’est créé et l’école reste vide. Vous pouvez donc corriger tranquillement le fichier et le téléverser à nouveau.

La boîte de dialogue affiche elle-même une petite liste des colonnes attendues, avec des libellés traduits. Tenez-vous-en au tableau ci-dessus : dans le fichier lui-même, ce sont les en-têtes qui y figurent qui doivent apparaître.

Vos listes d’élèves sont conservées #

Chaque fichier Excel que vous proposez à l’un des deux téléversements est conservé sur le serveur, même s’il est ensuite refusé. C’est pratique s’il faut vérifier quelque chose après coup, mais cela signifie aussi que des données d’élèves y restent. Si vous souhaitez qu’une ancienne liste soit supprimée, demandez-le à Fotoprotools.

Voir aussi #

• Inlogcodes en app-data via Excel (néerlandais) — les opérations inverses : télécharger les codes de connexion et exporter le statut de l’app.
• Foto’s uploaden — overzicht van alle methodes (néerlandais)
• Règles générales de téléversement et messages d’erreur
• Modifier les données d’une photo et les informations de l’élève — la même mise à jour, mais photo par photo.