Codes de connexion et données de l’app via Excel #

Les menus et les libellés déjà traduits apparaissent ici tels qu’ils s’affichent dans le CMS en français ; les boutons et champs encore en néerlandais dans le CMS sont indiqués en néerlandais avec une traduction entre parenthèses.

Pour les données de connexion et les listes de l’app d’une école, vous travaillez avec quatre boutons Excel. Ils se trouvent tous les quatre sur la ligne de l’école dans la vue d’ensemble des albums, dans la rangée d’icônes d’action derrière les colonnes — pas dans un album et pas dans l’un des onglets de téléversement.

Conditions #

• Vous avez accès à Images → Albums avec le compte entreprise ou en tant que collaborateur. Un photographe ne voit pas cet écran et est renvoyé sans message vers le tableau de bord.
• Ces quatre boutons n’existent que sur un site de photographie scolaire. Sur un site de photographie professionnelle, vous ne les voyez pas ; il n’y a pas de classes ni d’élèves.
• Les boutons fonctionnent par école. Ne dépliez donc pas l’école — vous avez besoin de la ligne de l’école elle-même. Sur une ligne de classe dépliée, ces quatre boutons ne figurent pas.

Les quatre boutons #

Passez la souris sur une icône ; l’info-bulle indique de quel bouton il s’agit. Il y en a une bonne douzaine au total sur une ligne d’école, fiez-vous donc à l’info-bulle et non à la position.

| Info-bulle | Ce qu’il fait | Quand est-il grisé ? |

|—|—|—|

| Télécharger l’Excel avec les données de connexion | Récupère un fichier avec tous les noms d’utilisateur, mots de passe et données des élèves. | Tant que l’école n’a pas encore de classes. |

| Téléverser l’Excel avec les données de connexion | Associe des noms et des adresses e-mail d’un fichier Excel à des photos existantes. | Jamais. |

| Excel avec les données des élèves pour l’app | Crée les classes et les élèves avant la prise de vue. | Dès que l’école a déjà des classes. |

| Télécharger l’Excel avec le statut de l’app | Récupère qui a été enregistré pendant la prise de vue et qui ne l’a pas été. | Tant que l’école n’a pas encore de classes. |

Attention au deuxième et au troisième : ils sont côte à côte et ont la même icône. L’un est destiné à une école dont les photos sont déjà arrivées, l’autre justement à une école où rien ne figure encore. Le premier et le quatrième partagent aussi une icône — avec en plus le bouton Exporter les produits vendus, qui se trouve encore avant. L’info-bulle est donc vraiment le seul moyen de les distinguer.

Pour les deux boutons de téléchargement, aucune progression n’est visible et le bouton reste cliquable. Pour une grande école, il semble ne rien se passer pendant un moment ; ne cliquez pas une deuxième fois, sinon le fichier est généré deux fois.

Télécharger l’Excel avec les données de connexion #

Cliquez sur l’icône ; le fichier arrive immédiatement et en bas apparaît « Vos codes de connexion sont prêts au téléchargement. » En cas de problème, seul « Une erreur est survenue » s’affiche.

Le fichier contient une ligne par élève — exactement une par photo principale de portrait — avec dix colonnes :

| Colonne | Contenu |

|—|—|

| Student ID | Le numéro d’élève issu des données de la photo. |

| Voornaam, Tussenvoegsel, Achternaam (prénom, particule, nom) | Les champs de nom de l’élève. |

| Inlog (identifiant) | Le nom d’utilisateur avec lequel le parent se connecte. |

| Wachtwoord (mot de passe) | Le code de connexion, lisible. |

| Groepsfoto (photo de groupe) | Le nom de fichier de la photo de groupe de la classe. |

| Klas (classe) | Le nom du dossier de classe. |

| Link (lien) | Un lien de connexion prêt à l’emploi vers votre boutique, avec le nom d’utilisateur et le mot de passe déjà inclus. |

| Besteld (commandé) | Un X si une commande a déjà été passée avec ce nom d’utilisateur. |

Bon à savoir :

• Les photos de groupe n’ont pas de ligne propre. Elles figurent uniquement comme nom de fichier dans la colonne Groepsfoto pour les élèves de cette classe.
• Les mots de passe manquants sont créés ici. Si un élève n’a pas encore de code de connexion, le système en invente un de six caractères pendant l’export et l’enregistre. Le fichier d’aujourd’hui et celui de demain contiennent donc les mêmes codes.
• À une exception près : si le système ne parvient plus à lire un code existant — cela peut arriver avec des données anciennes ou migrées —, il en crée silencieusement un nouveau et l’enregistre. Pour cet élève, le code figurant sur les cartes distribuées auparavant ne vaut alors plus. Si un parent signale que son code ne fonctionne pas alors qu’il le recopie correctement, comparez la carte avec le dernier export.
• La colonne Link connecte directement quelqu’un. Ne partagez le fichier qu’avec l’école elle-même.

Utilisez ce fichier pour laisser l’école distribuer elle-même les codes, pour conserver une sauvegarde ou pour imprimer les codes en dehors de Fotoprotools.

Où le fichier reste disponible #

Ce fichier comme l’export du statut de l’app sont mis à disposition sur votre site, puis téléchargés. Trois choses à savoir :

• Le lien de téléchargement n’est pas protégé. Toute personne qui dispose du lien peut ouvrir le fichier — même sans se connecter. Depuis le 12 octobre 2026, le nom de fichier contient une longue suite aléatoire, de sorte que le lien ne peut plus être deviné ; mais les données de connexion contiennent des mots de passe lisibles. Transmettez donc le fichier, pas le lien tiré de l’historique de votre navigateur.
• Depuis le 12 octobre 2026, chaque export reçoit son propre nom de fichier ; un nouvel export n’écrase donc plus le précédent. (Auparavant, le nom était toujours le même pour une école.)
• Le fichier est supprimé après cinq jours. Si vous cliquez ensuite sur un ancien lien, il n’y a plus rien. Dans ce cas, exportez simplement à nouveau.

Téléverser l’Excel avec les données de connexion #

Cette fonction vous permet d’ajouter des noms et des adresses e-mail à des photos déjà téléversées. La boîte de dialogue s’appelle Importer les noms et e-mails et affiche le nom de l’école.

1. Faites glisser le fichier .xls ou .xlsx dans la zone.
2. Pour chaque ligne, le système recherche la colonne Login-naam parmi les photos principales de tout votre site — d’abord sur le nom d’utilisateur, puis, pour ce qu’il ne trouve pas, une nouvelle fois sur le numéro d’élève.
3. En bas apparaît ce qui a réussi : « Vos photos/données de connexion ont été mises à jour. X identifiants ont été trouvés et Y non. »
4. Corrigez dans le fichier Excel les lignes non trouvées et téléversez-le à nouveau. Les lignes déjà associées sont simplement mises à jour une nouvelle fois.

La ligne d’en-tête doit contenir Login-naam, Kind-naam et Email ; Email-extra et Barcode peuvent s’y ajouter. Dans cette boîte de dialogue, il n’y a pas de fichier d’exemple. Écrivez les en-têtes exactement ainsi, avec majuscule et trait d’union : la comparaison est littérale ici, contrairement à la liste pour l’app ci-dessous.

Cet import n’ajoute rien. Il met uniquement à jour des photos qui existent déjà. Une ligne pour un élève qui n’a pas encore de photo compte simplement comme « non trouvée » — aucun élève ni aucune classe n’est créé à partir de celle-ci.

Important : la recherche porte sur tout votre site, pas seulement sur cette école, et met à jour toutes les photos principales portant ce nom d’utilisateur en même temps. Si vous utilisez des noms d’utilisateur qui recommencent à chaque école, une ligne n’atterrit donc pas seulement dans la mauvaise école, mais dans toutes les écoles où ce nom d’utilisateur apparaît.

Si l’import échoue, la boîte de dialogue affiche toujours « Une erreur est survenue » — même si la cause est connue avec précision. Deux causes que vous ne voyez pas ainsi, mais qui sont les plus fréquentes :

• Une colonne manquante ou mal orthographiée. Le système dit en réalité « Login-naam niet gevonden. » (Login-naam introuvable.) (ou Kind-naam, ou Email). Vérifiez la ligne d’en-tête lettre par lettre.
• Un fichier qui n’est pas un vrai fichier Excel — par exemple un CSV que vous avez nommé .xlsx, ou un export d’un autre programme. Ouvrez-le alors dans Excel, choisissez Enregistrer sous et enregistrez-le en .xlsx.

La liste complète des colonnes figure dans Téléverser un fichier Excel — données des élèves et listes pour l’app.

Excel avec les données des élèves pour l’app #

C’est l’ordre inverse : vous saisissez les élèves à l’avance, pour pouvoir photographier par nom avec l’app Fotoprotools. La boîte de dialogue s’appelle Importer un fichier Excel. et contient le lien Télécharger un exemple Excel.

Colonnes obligatoires :

• Leerlingnummer (numéro d’élève)
• Roepnaam (prénom usuel)
• Voorvoegsel (particule)
• Achternaam (nom)
• Klas (classe)

En option : Email.

Les en-têtes de colonne peuvent aussi provenir d’un export d’élèves existant : Sessienummer compte comme Leerlingnummer, Voornaam comme Roepnaam, Tussenvoegsel comme Voorvoegsel, Stamgroep comme Klas et Verzorger 1 e-mail comme Email. Les majuscules et l’ordre des colonnes n’ont pas d’importance.

Ce qui se passe : pour chaque valeur de la colonne Klas, le système crée un dossier de classe, et dans celui-ci les albums Portretfoto’s (photos portrait) et Groepsfoto’s (photos de groupe). Les élèves sont placés dans Portretfoto’s, encore sans photo.

L’import fonctionne en tout ou rien : si quelque chose échoue en cours de route, il ne reste pas une demi-liste de classes. Cette boîte de dialogue affiche bien la cause réelle, par exemple :

• « Het bestand is leeg. » (Le fichier est vide.)
• « Klas niet gevonden. » (Classe introuvable.) — il manque une colonne obligatoire dans la ligne d’en-tête (le message indique la colonne).
• « Rij 12 heeft geen klas. » (La ligne 12 n’a pas de classe.)
• « Geen leerlingen gevonden in het bestand. » (Aucun élève trouvé dans le fichier.)

Pourquoi ce bouton est-il grisé ? #

Dès que l’école a des classes, le bouton est désactivé. Cette liste sert à remplir une école vide ; pour une école où l’on a déjà photographié, elle produirait des classes et des élèves en double.

Vous ne pouvez donc importer une liste d’élèves qu’une seule fois. Veillez à ce que cette liste soit complète avant de la téléverser. Si vous avez oublié quelqu’un, Téléverser l’Excel avec les données de connexion n’est pas une alternative — cette fonction ne met à jour que des photos existantes et n’ajoute personne. Vous ajoutez ensuite manuellement un élève oublié.

Télécharger l’Excel avec le statut de l’app #

Un aperçu de ce que l’app a enregistré le jour de la prise de vue. Un clic donne directement le fichier, avec le message « Votre export du statut de l’app est prêt. »

Les colonnes sont : Student id, Voornaam, Tussenvoegsel, Achternaam, Klas, Status et Timestemp (horodatage).

• Status est vide pour un élève photographié normalement, et contient sinon la raison issue des données de la photo (Ziek (malade), Anders (autre) ou Afgemeld (désinscrit)).
• Timestemp est le moment où la photo a été prise. S’il manque, c’est l’heure de début de la séance qui figure.

Vous voyez ainsi d’un coup d’œil qui a été manqué ce jour-là. Notez toutefois qu’il y a aussi des lignes pour les photos de groupe : elles n’ont pas de numéro d’élève ni de nom, une ligne qui semble vide n’est donc pas automatiquement un élève manqué.

Voir aussi #

• Téléverser un fichier Excel — données des élèves et listes pour l’app — les deux flux de téléversement en détail, avec tous les messages d’erreur.
• Modifier les données d’une photo et les informations de l’élève — où figurent le nom, le numéro d’élève et le statut de chaque photo.
• Foto’s uploaden — overzicht van alle methodes (néerlandais)
• Règles générales de téléversement et messages d’erreur