Créer une planche portraits #

Les menus et les libellés déjà traduits apparaissent ici tels qu’ils s’affichent dans le CMS en français ; les boutons et champs encore en néerlandais dans le CMS sont indiqués en néerlandais avec une traduction entre parenthèses.

Une planche portraits est une image unique sur laquelle tous les portraits d’une classe figurent côte à côte, avec le nom sous chaque visage et un titre en haut. Pratique pour l’école ou pour les parents qui veulent savoir qui est qui sur une photo de classe.

Vous la créez par classe. Le résultat arrive par e-mail sous forme de lien de téléchargement ; ce n’est pas un fichier que vous téléchargez sur place.

Conditions préalables #

• Vous créez la planche portraits sur une ligne de classe dans la vue d’ensemble des albums, pas sur la ligne de l’école ni sur un album.
• Le champ Nom de l’enfant doit être rempli pour les portraits de la classe. Ce nom apparaît sous la photo ; les photos sans nom sont placées à la fin (voir ci-dessous).
• Il doit exister un modèle d’e-mail de type koppenkaart (planche portraits), avec une adresse renseignée. Sans ce modèle, le système ne sait pas à quelle adresse envoyer la planche ; vous recevez alors un message. Voir Modèles d’e-mail — vue d’ensemble.
• Vous êtes connecté en tant qu’entreprise ou collaborateur. Un autre compte reçoit le message « U heeft geen toegang tot deze koppenkaart. » (Vous n’avez pas accès à cette planche portraits.)
• Les photos doivent avoir été téléversées par le même compte que celui qui crée la planche. Pour la planche standard, la classe est recherchée dans le dossier de téléversement de la personne qui clique sur Créer une planche portraits. Si un collègue a téléversé la classe, le système ne trouve pas les photos et vous recevez l’e-mail koppekaart mislukt (échec de la planche portraits) contenant « De foto … bestaat niet » (La photo … n’existe pas). Demandez alors à ce collègue de créer la planche, ou utilisez votre propre design — dans ce cas, c’est bien le véritable propriétaire de chaque photo qui est pris en compte.

La boîte de dialogue #

Dans Albums, dépliez l’école pour voir les classes. Au bout d’une ligne de classe figure une icône avec deux silhouettes et l’info-bulle Modifier la planche portraits. Elle ouvre la fenêtre Créer une planche portraits ; le nom de la classe figure derrière le titre.

Cette fenêtre a été renouvelée le 16 septembre 2026. Voici la nouvelle version.

• Titre — le texte affiché en grand en haut de la planche, par exemple « Groep 8 — 2026 ». Obligatoire : tant que ce champ est vide, le bouton en bas reste grisé.
• Design — une liste déroulante qui commence par Planche portraits standard : la planche fixe décrite dans cet article. Si vous avez créé vos propres designs, ils figurent en dessous. Voir Concevoir vous-même une planche plus bas.
• Couleur du texte — un sélecteur de couleur. La couleur choisie s’applique au titre et aux noms sous les photos ; ils reçoivent tous un contour blanc pour rester lisibles sur n’importe quel arrière-plan. Ce champ disparaît dès que vous choisissez votre propre design — les couleurs sont alors définies dans le design lui-même.
• Arrière-plan — l’image sur laquelle les portraits sont placés. C’est le fond (votre propre design ou votre feuille à votre charte graphique), pas la photo de groupe. Choisissez un JPG. Le sélecteur de fichiers accepte aussi le PNG, mais la planche standard ne sait lire qu’un vrai JPG : avec un PNG, aucune planche n’est créée et vous recevez l’e-mail koppekaart mislukt. Un design personnalisé, lui, gère bien le PNG.

En bas, vous lisez combien de photos contient la classe et combien d’entre elles comptent comme enseignant, par exemple « 27 photos (2 enseignants). » S’il y a plus de 45 photos et que vous utilisez la planche standard, ceci figure à la suite : « La planche portraits standard peut en contenir 45 au maximum ; créez votre propre design. »

S’il y a des photos dans la classe, le bouton Wie is leerkracht? (Qui est enseignant ?) apparaît aussi ; voir Enseignant ou élève : choisir vous-même ci-dessous.

Cliquez ensuite sur Créer une planche portraits. La fenêtre se ferme et vous voyez le message « Votre planche portraits est en cours de création. Vous recevrez un e-mail lorsqu’elle sera prête. »

Pourquoi le bouton est-il grisé ? Trois raisons : le champ Titre est vide, vous utilisez la planche standard alors qu’aucun arrière-plan n’a encore jamais été téléversé pour cette classe, ou la tâche est déjà en cours (un cercle tourne alors dans le bouton). Dans le deuxième cas, le message « Choisissez un arrière-plan ; la planche portraits standard en a besoin. » apparaît aussi.

Le champ Titre n’est pas toujours vide au départ : si une planche a déjà été créée pour cette classe, ce titre y figure déjà et le bouton est utilisable immédiatement.

Avec plus de 45 photos, le bouton reste simplement actif. Depuis le 8 octobre 2026, vous recevez alors une planche dans un design intégré simple au lieu de la planche classique ; auparavant, aucune planche n’était créée, seulement un e-mail indiquant l’échec.

La case « Stuur een email » (Envoyer un e-mail) a disparu. Elle ne faisait déjà rien ; la planche portraits est de toute façon envoyée par e-mail.

L’arrière-plan ne doit être fourni qu’une fois #

L’arrière-plan est conservé avec la classe. Si vous recréez plus tard la même planche portraits — par exemple parce que des noms ont été ajoutés —, vous pouvez laisser le champ de fichier vide ; l’arrière-plan précédent est alors utilisé. La fenêtre l’indique aussi : « Laisser vide = l’arrière-plan téléversé précédemment pour cette classe. »

Attention : un fichier nouvellement choisi remplace immédiatement et définitivement l’arrière-plan conservé — même si la planche échoue ensuite. L’arrière-plan précédent est alors perdu et vous devez le téléverser à nouveau.

Quelles photos figurent sur la planche #

La planche reprend les photos portrait des albums de cette classe, et parmi celles-ci uniquement la photo principale de chaque élève. Les photos de groupe n’y figurent pas, pas plus que les sous-photos (la deuxième pose et les suivantes du même élève).

L’ordre n’est pas alphabétique : d’abord tous les élèves, puis les enseignants. Si vous n’avez pas fait vous-même le choix pour une photo (voir ci-dessous), elle compte comme enseignant lorsque :

• aucun nom n’est indiqué, ou
• le nom commence par lk_ (ce préfixe est retiré sur la planche), ou
• le nom commence par « meneer », « mevrouw », « juf », « juffrouw » ou « meester » (ou par l’allemand « Herr » ou « Frau »).

Depuis le 8 octobre 2026, ces règles s’appliquent de la même façon à la planche standard et à un design personnalisé. Auparavant, la planche standard ne tenait compte que de lk_, « meneer » et « mevrouw ».

Enseignant ou élève : choisir vous-même #

Si la reconnaissance par le nom ne convient pas — par exemple pour un enseignant sans formule d’appel dans le nom, ou pour un adulte que vous voulez justement placer parmi les élèves —, choisissez par personne. Dans la fenêtre Créer une planche portraits, cliquez sur Wie is leerkracht? (Qui est enseignant ?). Une liste de toutes les personnes de la classe se déplie ; les enseignants apparaissent en gras. Pour chaque personne, vous choisissez :

• Automatisch: leerkracht (Automatique : enseignant) ou Automatisch: leerling (Automatique : élève) — c’est le nom qui décide, selon les règles ci-dessus. C’est le réglage par défaut.
• Leerkracht (Enseignant) ou Leerling (Élève) — votre choix prime sur le nom, y compris sur lk_.

Votre choix est enregistré immédiatement avec la photo (il n’y a pas de bouton d’enregistrement distinct) et le décompte en bas s’adapte. Il vaut aussi pour les planches portraits ultérieures de cette classe. Pour revenir à la règle du nom, choisissez à nouveau Automatisch (naam) (Automatique (nom)).

Vous pouvez toujours aussi placer lk_ devant le nom dans le champ Nom de l’enfant de cette photo. Voir Modifier les données d’une photo et les informations de l’élève.

À quoi ressemble la planche #

• L’arrière-plan est mis à l’échelle à 3508 × 2480 pixels au maximum — soit un A4 paysage à 300 dpi.
• Le nombre de colonnes dépend du nombre de portraits : jusqu’à 20 photos, quatre colonnes ; jusqu’à 25, cinq ; jusqu’à 30, six ; jusqu’à 35, sept ; jusqu’à 40, huit ; au-delà, neuf. Il y a toujours cinq rangées. Avec seize photos ou moins, la rangée du haut reste vide, pour laisser plus d’espace au titre.
• Chaque photo reçoit un contour blanc, avec le nom en dessous.

Une planche contient au maximum 45 photos. Si la classe contient plus de portraits, le système crée automatiquement depuis le 8 octobre 2026 une planche dans un design intégré simple, avec votre titre, votre couleur de texte et votre arrière-plan. Jusque-là, aucune planche n’était créée, mais un e-mail koppekaart mislukt arrivait, avec comme raison « Er zijn te veel foto’s (…) » (Il y a trop de photos).

Concevoir vous-même une planche #

Depuis le 16 septembre 2026, vous n’êtes plus limité à la disposition ci-dessus. Via la liste déroulante Design et le bouton + Créer un nouveau design, vous ouvrez un éditeur dans lequel vous choisissez vous-même le format (A4, A3, 30 × 20 cm et plus), placez et redimensionnez les photos, ajoutez des textes et insérez votre logo. Vous enregistrez un tel design comme modèle et le réutilisez pour chaque classe.

Pour une grande classe, un design personnalisé est le moyen de décider vous-même de l’aspect de la planche : la limite de 45 photos ne s’applique qu’à la planche standard classique.

La création d’un design personnalisé est indépendante de cet article et est décrite séparément dans Concevoir votre propre planche portraits.

Si vous choisissez votre propre design, quelque chose change dans cette fenêtre : le champ Couleur du texte disparaît, et le champ de fichier s’appelle Arrière-plan propre pour cette classe (facultatif). Si vous le laissez vide, l’arrière-plan du modèle est utilisé. Si un arrière-plan a déjà été téléversé pour cette classe, vous pouvez quand même l’utiliser en cochant une case.

Ce que vous recevez #

La planche portraits arrive sous forme de JPG dans un fichier zip, via un e-mail ayant pour objet koppekaart (planche portraits) et contenant le lien Open de koppekaart (Ouvrir la planche portraits). L’e-mail est envoyé à l’adresse indiquée dans le champ E-mail du modèle d’e-mail de type koppenkaart — pour ce modèle, il s’agit donc de l’adresse de réception, pas de l’expéditeur. Ce n’est pas automatiquement l’adresse avec laquelle vous êtes connecté. Vérifiez cette adresse dans Modèles d’e-mail — vue d’ensemble si l’e-mail n’arrive pas.

La planche est arrivée, mais quelque chose ne va pas ? Regardez en bas de l’e-mail : si des problèmes sont survenus en cours de route sans empêcher la création de la planche, ils y figurent sous l’intitulé Let op: (Attention :). Par exemple une police manquante remplacée par Arial.

Si rien n’arrive #

Attention : la fenêtre se ferme avant que le serveur ait répondu. Les messages ci-dessous apparaissent donc sous forme de bandeau au-dessus de la vue d’ensemble des albums, et non plus dans la fenêtre elle-même.

Messages que vous voyez immédiatement :

• « Er is geen achtergrond geupload. » (Aucun arrière-plan n’a été téléversé.) — choisissez un fichier d’arrière-plan et réessayez. En pratique, vous le rencontrez rarement : dès que les données de la classe sont chargées, le bouton est déjà grisé dans ce cas précis.
• « Er is geen email gevonden voor het versturen van de koppenkaart naar u email. » (Aucun e-mail trouvé pour l’envoi de la planche portraits à votre adresse.) — il n’existe pas encore de modèle d’e-mail de type koppenkaart. Créez-le d’abord.
• « U heeft geen toegang tot deze koppenkaart. » (Vous n’avez pas accès à cette planche portraits.) — vous êtes connecté avec un compte qui n’y a pas accès.
• « Deze klas bestaat niet (meer). » (Cette classe n’existe pas (plus).) — la classe a été supprimée entre-temps, ou appartient à un autre site.
• « Het gekozen sjabloon bestaat niet (meer). » (Le modèle choisi n’existe pas (plus).) — le design personnalisé qui figurait dans la liste déroulante a été supprimé. Choisissez un autre design ou la planche standard.
• « Une erreur s’est produite » ou « Internal server error » — l’écran ne permet pas d’en dire plus ; réessayez dans quelques minutes et signalez-le si le problème persiste.

Si la planche n’arrive pas ensuite, vous recevez depuis le 16 septembre 2026 un e-mail ayant pour objet koppekaart mislukt et contenant la raison. Auparavant, rien ne se passait. Les raisons que vous pouvez rencontrer dans un tel e-mail :

1. « Koppenkaart is geen geldige file » (La planche portraits n’est pas un fichier valide) — l’arrière-plan n’est pas un vrai JPG. Un PNG ou un fichier renommé ne fonctionne pas pour la planche standard.
2. « De foto … bestaat niet » (La photo … n’existe pas) ou « Afbeelding is geen geldige file » (L’image n’est pas un fichier valide) — un portrait manque dans le stockage ou est endommagé. Une seule mauvaise photo bloque toute la planche. C’est aussi ce que vous voyez si la classe a été téléversée par un collègue ; voir Conditions préalables.
3. « Font bestaat niet arial.ttf … » (La police n’existe pas) — la police manque pour votre site. Signalez-le ; vous ne pouvez pas le résoudre vous-même.
4. « Template koppekaart … bestaat niet » (Le modèle de planche portraits … n’existe pas) — l’arrière-plan conservé ne se trouve plus dans le stockage. Téléversez-le à nouveau.

Un guillemet double ou un saut de ligne dans le titre ou dans un nom d’élève était jusqu’au 15 septembre 2026 une sixième cause : un titre comme Groep 8 "De Bovenbouw" ou un nom contenant un " interrompait la tâche envoyée au laboratoire, et rien n’arrivait — pas même un message. C’est corrigé et vous n’avez plus besoin d’éviter ces caractères. Si aucune planche n’est arrivée auparavant pour une classe avec un tel nom ou titre, réessayez simplement.

Voir aussi #

• Gérer les classes et les albums — où se trouve la ligne de classe et ce que font les autres icônes.
• Modifier les données d’une photo et les informations de l’élève — où vous remplissez Nom de l’enfant.
• Modèles d’e-mail — vue d’ensemble